Information:
Begäran ska hanteras skyndsamt.
Den som begär en allmän handling har rätt att vara anonym och behöver inte redogöra för syftet med sin begäran.
Undantag får endast göras om det krävs för att pröva om det finns något hinder mot utlämnande eller om en handling ska sekretessbeläggas.
Verksamhetsobjekt
Upplys om eventuell avgift.
Den som vill ska kunna ta del av en handling på plats.
Besökare har rätt att fotografera eller skriva av allmänna handlingar.
Kommunen har ingen skyldighet att lämna ut allmänna handlingar digitalt, men oftast är det smidigaste sättet.
Handlingar med personuppgifter och sekretessbelagda uppgifter får inte skickas digitalt utan kryptering.
Verksamhetsobjekt
Verksamhetsobjekt
Verksamhetsobjekt
Verksamhetsobjekt
Verksamhetsobjekt
Verksamhetsobjekt
Verksamhetsobjekt
Skriftligt beslut
efterfrågas
Verksamhetsobjekt
Meddela att handlingen inte kan lämnas ut och anledningen till varför.
Informera om rätten till ett skriftligt avslagsbeslut som går att överklaga.
Anställd eller registrator bedömer om begärd handling kan lämnas ut.
Begäran kan komma direkt till en anställd eller till registrator.
Handlingen kan lämnas ut:- Är handlingen inkommen hit eller upprättad här- Förvaras handlingen här (tillgänglig i system)- Är handlingen fri från sekretessbelagd informationDå är handlingen allmän och offentlig och ska lämnas ut.
Handlingen kan inte lämnas ut helt eller delvis. Det kan finnas olika anledningar till att en handling inte kan lämnas ut:- Det är inte en handling.- Det är inte en allmän handling.- Den innehåller uppgifter som som kan vara skyddade enligt Offentlighets- och sekretesslagen.
Det som avgör är:- Är inte handlingen inkommen eller upprättad här- Förvaras inte handlingen här (tillgänglig i system)- Innehåller handlingen sekretessbelagd informationDå kan handlingen, eller del av den, inte lämnas ut. Mer information finns i Rutin för nekande eller förbehåll vid begäran om allmän handling.
Använd mall för avslag rörande sammanställning av uppgifter.
Då är det inte en allmän handling. Använd någon av avslagsmallarna rörande arbetsmaterial eller ej allmän handling.
Då är det en allmän handling.
Handlingen är allmän och offentlig och ska lämnas ut
Handlingen ska lämnas ut.
Delar av handlingen kan lämnas ut. Använd avslagsmallen för delvis avslag.
Handlingen kan lämnas ut med förbehåll. Använd avslagsmallen för utlämnande med förbehåll.
Handlingen kan inte lämnas ut. Använd avslagsmallen för sekretess.
Skriv ett beslut om att avvisa överklagandet pga att det är nkommet för sent (undantag finns). Beslutet är överklagbart. Skicka till den som lämnat in överklagandet. Diarieför överklagandet tillsammans med avvisningsbeslutet.
Kontrollera att överklagandet inkommit till kommunen i tid, dvs inom 3 veckor räknat från den dag mottagaren fick del av beslutet (sk rättidsprövning).
Diarieför det inkomna överklagandet. Gör noteringen Rätt tid i anmärkningsfältet.
Den myndighet/förvaltning som nekat utlämnandet bedömer om beslutet ska omprövas.
Gör en ny bedömning och dokumentera skälen. Diarieför överklagandet tillsammans med dokumentationen.
Lämna ut den/de begärda handlingarna.
Skicka överklagandet tillsammans med rättidsprövning samt den eller de handlingar som inte lämnades ut till Kammarrätten i Sundsvall.
Hantera ärendet utifrån kammarrättens beslut. Diarieför beslutet.
Verksamhetsobjekt
Verksamhetsobjekt
Verksamhetsobjekt
Meddela att handlingen bara kan lämnas ut delvis och anledningen till varför.
Informera om rätten till ett skriftligt avslagsbeslut som går att överklaga.
När ett utlämnande begränsas på grund av sekretess ska en kopia på utlämnad handling diarieföras i Ciceron, tillsammans med den inkomna begäran.
Lämna ut handling delvis 1: Sekretessbelagda uppgifter i en handling ska döljas innan handlingen kan lämnas ut.
Lämna ut handling delvis 2: Kopiera handlingen och stryk över med en svart penna på kopian så att det tydligt framgår vilka delar som har sekretessbelagts.
Lämna ut handling delvis 3: Kopiera därefter handlingen igen så att det inte går att se igenom den överstrukna texten.Kopian kan sedan lämnas ut.
Ett skriftligt avslagsbeslut ska skrivas under av den som utifrån delegeringsordningen har mandat att för myndighetens räkning besluta om avslag eller förbehåll på begäran om allmän handling.
Beslutet ska innehålla motivering till avslaget samt hänvisningar till aktuella lagrum samt överklagandehänvisning. Mallar för de flesta typer av avslagsbeslut finns i Ciceron.
Det skriftliga avslagsbeslutet ska alltid diarieföras i Ciceron tillsammans med den inkomna begäran.
Mallar i Ciceron:1 Utlämnande med förbehåll2 Inte en handling3-4 Inte en allmän handling5-6 Handling som innehåller sekretess
Använd mall för avslag rörande sammanställning av uppgifter.
Då är det inte en allmän handling. Använd någon av avslagsmallarna rörande arbetsmaterial eller ej allmän handling.
Då är det en allmän handling.
Handlingen är allmän och offentlig och ska lämnas ut
Handlingen ska lämnas ut.
Delar av handlingen kan lämnas ut. Använd avslagsmallen för delvis avslag.
Handlingen kan lämnas ut med förbehåll. Använd avslagsmallen för utlämnande med förbehåll.
Handlingen kan inte lämnas ut. Använd avslagsmallen för sekretess.
Förbehåll 1: Ibland kan handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter lämnas ut till en enskild med vissa begränsningar, sk förbehåll.
Förbehåll 2:Innan en handling kan lämnas ut med förbehåll ska ett överklagbart beslut om förbehåll fattas av den som har mandat att besluta om avslag enligt delegeringsordningen. Mall för förbehåll finns i Ciceron.
Förbehåll 3: Beslutet ska lämnas till den som begärt handlingen. Begäran och beslutet ska diarieföras i Ciceron.
Förbehåll 4:Om den som begärt handlingen godtar förbehållet ska handlingen lämnas ut.
Handlingen kan
lämnas ut
Verksamhetsobjekt