Bevaras/Gallras: 7 år
Förvaring - format: Handläggare - papper
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Ekonomichef
Sortering: Alfabetisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Ekonomienheten
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Sökande, Kommuninvånare, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Mottagare: Kronofogden
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Anmärkning: Gallras 7 år efter reglering/avslut.
Bevaras/Gallras: 7 år
Förvaring - format: Handläggare - papper
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonomiadministratör
Sortering: Fakturanummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Ekonomienheten
Beskrivning av handlingstyp: Osäkra fordringar
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Sökande, Kommuninvånare, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Anmärkning: Gallras 7 efter reglering.
Bevaras/Gallras: Vid inaktualitet
Förvaring - format: Handläggare - papper
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonomiadministratör
Sortering: Verifikationsnummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Ekonomienheten
Beskrivning av handlingstyp: Utskrift ur RoR som sparas i pärm hos handläggare.
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Sökande, Kommuninvånare, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Bevaras/Gallras: 7 år
Förvaring - format: Närarkiv - papper
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonomiadministratör
Sortering: Kronologisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Ekonomienheten
Beskrivning av handlingstyp: Avskrivning av felaktig faktura
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Sökande, Kommuninvånare, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Bevaras/Gallras: 7 år
Förvaring - format: Närarkiv - papper
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Ekonomiadministratör
Sortering: Alfabetisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Ekonomienheten
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Sökande, Kommuninvånare, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Mottagare: Svea Inkasso
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Bevaras/Gallras: 7 år
Förvaring - format: System - digital
IT-system: EDP Future
Hantering eventuell kopia: Gallras vid inaktualitet
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonomiadministratör
Sortering: Kronologisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Ekonomienheten
Beskrivning av handlingstyp: Kundfaktura
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Sökande, Kommuninvånare, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Mottagare: Kund
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Bevaras/Gallras: 7 år
Förvaring - format: Närarkiv - papper
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonomiadministratör
Sortering: Kronologisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Ekonomienheten
Beskrivning av handlingstyp: Bokföringsposter
Personuppgifter: Ja
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Bevaras/Gallras: 7 år
Förvaring - format: System - digital
IT-system: EDP Future
Hantering eventuell kopia: Gallras vid inaktualitet
Sekretess: Nej
Ansvar: Handläggare
Sortering: Kronologisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Ekonomienheten
Sökord: Fakturainfarten, pappersunderlag eller fakturafil.
Beskrivning av handlingstyp: Kan bestå av en fakturafil eller ett pappersunderlag. Fakturafil sparas i Future, pappersunderlag i pärm.
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Sökande, Kommuninvånare, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Avskriva eller annullera faktura
Skapa faktura
Skicka faktura till kund
Skapa bokföringsfil och bokföringslista
Hämta betalfil
Skicka påminnelse/inkassokrav till kund
Skicka ansökan om betalningsföreläggande till kronofogden
Skriva av fodran och skicka den till Svea inkasso
Föra över obetald fodring till konto osäkra fodringar
Betalning eller avskrivning av fodran görs
Bevaras/Gallras: 7 år
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Visma Redovisning och reskontra (RoR)
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonomiadministratör
Sortering: Verifikationsnummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Ekonomienheten
Personuppgifter: Ja
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Bevaras/Gallras: 7 år
Förvaring - format: System - digital
IT-system: EDP Future
Hantering eventuell kopia: Pärm
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonomiadministratör
Sortering: Kronologisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Ekonomienheten
Beskrivning av handlingstyp: Registrering av betalning
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Sökande, Kommuninvånare, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Mottagare: Hämtas från Nordea
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Bevaras/Gallras: 7 år
Förvaring - format: Närarkiv - papper
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonomiadministratör
Sortering: Kronologisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Ekonomienheten
Beskrivning av handlingstyp: Annullering av felaktig faktura
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Sökande, Kommuninvånare, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Ciceron DoÄ
Sekretess: Nej
Ansvar: Chef
Sortering: Diarienummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Ekonomienheten
Sökord: Avser t ex löneskuld
Beskrivning av handlingstyp: Delegeringsbeslut
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Förtroendevalda
Kategorier personuppgifter: Namn, Kontaktuppgifter, Personnummer, Personliga förhållanden
Rättslig grund för behandling: Avtal
Säkerhetsåtgärder: Behörighetsstyrning
Konfidentialitet: 2 Betydande skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada