Bevaras/Gallras: 7 år
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Visma Redovisning och reskontra (RoR)
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonomiadministratör
Sortering: Verifikationsnummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Ekonomienheten
Beskrivning av handlingstyp: Bokförd post attesteras i RoR
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Sökande, Kommuninvånare, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Bevaras/Gallras: 7 år
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Visma Inköp och faktura (IoF)
Hantering eventuell kopia: Närarkiv
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonomiadministratör
Sortering: Verifikationsnummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Ekonomienheten
Beskrivning av handlingstyp: Normal, bråttom och påminnelse
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Sökande, Kommuninvånare, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Bevaras/Gallras: 7 år
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Visma Redovisning och reskontra (RoR)
Hantering eventuell kopia: J:
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonomiadministratör
Sortering: Kronologisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Ekonomienheten
Beskrivning av handlingstyp: Tas ut när utbetalningsfil skickas till banken.
Personuppgifter: Nej
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Hantera utanordningar
Skicka fakturan till skanninsföretag för inskanning till fil
Köra fil i system för leverantörsfakturor (IoF)
Attestera faktura i systemet (IoF)
Skapa utbetalningsfil till bank
Fil skapas via VAN-operatör
Information utanordningar: Administratörerer och chefer skapar utanordningen och skickar till ekonomikontoret. Utanordningarna registreras, bokförs och attesteras i RoR. Efter att utanordningarna har attesterats skapas en utbetalningsfil som skickas till banken för utbetalning.
Bevaras/Gallras: 7 år
Förvaring - format: Närarkiv - papper
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonomiadministratör
Sortering: Verifikationsnummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Ekonomienheten
Beskrivning av handlingstyp: Attesterade utanordningar
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Sökande, Kommuninvånare, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Bevaras/Gallras: 7 år
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Visma Redovisning och reskontra (RoR)
Hantering eventuell kopia: J:
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonomiadministratör
Sortering: Kronologisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Ekonomienheten
Beskrivning av handlingstyp: Tas ut när utbetalningsfil skickas till banken.
Personuppgifter: Nej
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Bevaras/Gallras: 7 år
Förvaring - format: Närarkiv - papper
Hantering eventuell kopia: Gallras vid inaktualitet
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonomiadministratör
Sortering: Verifikationsnummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Ekonomienheten
Beskrivning av handlingstyp: Utbetalningsunderlag
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Sökande, Kommuninvånare, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Information leverantörsfakturor:
En faktura inkommer till kommunen via
post, e-post eller Svefaktura. När fakturan
kommer in via post eller e-post skickas
den till scanningsföretag för inscanning till fil.
Bevaras/Gallras: 7 år
Förvaring - format: Närarkiv - papper
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonomiadministratör
Sortering: Kronologisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Ekonomienheten
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Sökande, Kommuninvånare, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Mottagare: Från Nordea
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Bevaras/Gallras: 7 år
Förvaring - format: Handläggare - papper
IT-system: Visma Redovisning och reskontra (RoR)
Hantering eventuell kopia: J:
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonomiadministratör
Sortering: Kronologisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Ekonomienheten
Beskrivning av handlingstyp: Tas ut när utbetalningsfil skickas till banken.
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Sökande, Kommuninvånare, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Bevaras/Gallras: 7 år
Förvaring - format: Närarkiv - papper
Hantering eventuell kopia: Gallras vid inaktualitet
Sekretess: Nej
Lagkrav på underskrift: Digital underskrift
Ansvar: Chef
Sortering: Verifikationsnummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Den beställande verksamheten
Beskrivning av handlingstyp: Medföljer fakturan vid beställning av t ex terminalglasögon.
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Sökande
Kategorier personuppgifter: Namn, Kontaktuppgifter, Personnummer
Rättslig grund för behandling: Rättslig förpliktelse
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Information rekvisitioner:
En chef skriver en rekvisition till en medarbetare för exempelvis synundersökning eller terminalglasögon. Rekvisitionen ska överlämnas till leverantören vid beställning. Den ska följa med fakturan så att man ser att rekvisitionen är godkänd av chef.
Hantera rekvisitioner