Verksamhetsobjekt
Verksamhetsobjekt
E-postloggen ska lämnas ut så snart som möjligt. Någon eller några dagars fördröjning kan godtas om det är ett stort material som ska gås igenom.
Registrator lämnar ut e-postloggen till den som begärt ut den.
Om e-postloggen inte kan lämnas ut i sin helhet på grund av sekretess ska registrator informera den enskilde om detta. Den enskilde ska även få information om rätten till ett skriftligt avslagsbeslut som går att överklaga.
Om den som gjort begäran önskar ett skriftligt avslagsbeslut ska Rutin för nekande eller förbehåll vid begäran om utlämnande följas, se process 1.4.1.1
Om någon begär ut ett mejl utfrån e-postloggen ska Rutin för utlämnande av allmän handling och Rutin för nekande eller förbehåll vid begäran om utlämnande följas, se process 1.4.1.1
E-postlogg är en allmän handling:
En förteckning över inkomna och sända mejl är en allmän handling. Även om mejlen inte är allmänna handlingar är alltid mejlloggen det.
I mejlloggen finns uppgifter om avsändare, mottagare, ärenderubrik, klockslag och datum när mejlen skickades.
Loggen kan alltså innehålla uppgifter om privata mejl och andra meddelanden som inte är allmänna handlingar. Skriv därför aldrig integritetskänslig eller sekretessbelagd information i ärenderubriken eller i e- postmeddelandet.
Utifrån loggen kan en begäran om allmän handling göras.
Verksamhetsobjekt
Verksamhetsobjekt
Registrator går igenom e-postloggen för att ta ställning till om någon del av den omfattas av sekretess.
Det är endast information som innehåller sekretess som ska undantas i utlämnandet. Eventuell känslig information av annan art omfattas inte av sekretessbestämmelserna och ska därför lämnas ut.
Om e-postloggen innehåller sekretess ska den maskeras/strykas över. Registrator informerar den anställde vars logg det rör om vad som sekretessbelagts och vad som kommer lämnas ut.
E-postloggen ska lämnas ut så snart som möjligt. Någon eller några dagars fördröjning kan godtas om det är ett stort material som ska gås igenom.
När någon begär ut en anställds mejllogg kommer den oftast in via registraturen.
Om du som handläggare får en begäran direkt till dig så ska du skicka den vidare till registrator för åtgärd.
Registrator kontaktar it-enheten som tar fram den begärda loggen.
Registrator skickar även en kopia för kännedom till den anställde vars e-postlogg begärs ut.
IT-enheten skickar framtagen e-postlogg tillbaka till registrator.