Hantera direktupphandling - under 100 000 kr
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Ciceron DoÄ
Sekretess: Nej
Ansvar: Handläggare
Sortering: Diarienummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Beställande verksamhet
Beskrivning av handlingstyp: Förfrågan, mailväxling. Vid direktupphandling under 100 000 kr
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Säkerhetsåtgärder: Behörighetsstyrning
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: Server/katalog - digital
Lagkrav på underskrift: Digital underskrift
Ansvar: Upphandlare
Sortering: Ärendenummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Inköp
Sökord: Befogenhet, tillstånd
Beskrivning av handlingstyp: Fullmakt för deltagande i andra kommuners upphandlingar
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda
Kategorier personuppgifter: Namn, Kontaktuppgifter, Anställnings-ID, Personnummer
Rättslig grund för behandling: Avtal
Konfidentialitet: 3 Allvarlig skada
Riktighet: 3 Allvarlig skada
Tillgänglighet: 3 Allvarlig skada
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Ciceron DoÄ
Hantering eventuell kopia: Gallras vid inaktualitet
Sekretess: Nej
Lagkrav på underskrift: Digital underskrift
Ansvar: Handläggare
Sortering: Diarienummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Beställande verksamhet
Beskrivning av handlingstyp: Dokumentation vid direktupphandling under 100 000 kr.
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Säkerhetsåtgärder: Behörighetsstyrning
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Hantera upphandling byggentreprenader - 55 991 099 kr
Hantera upphandling välfärdstjänster - 7 802 550 kr
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Kommers
Sekretess: Förekommer
Lagkrav på underskrift: Digital underskrift
Ansvar: Chef
Sortering: Avtalsnummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Inköp
Beskrivning av handlingstyp: Flerårigt avtal med extern part, även ramavtal
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Konsulter, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Anmärkning: Elektronisk signering enligt delegeringsordningen och leverantör. Avtal kan tecknas innan man skickar ut tilldelningsbeslutet.
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Kommers
Sekretess: Nej
Lagkrav på underskrift: Digital underskrift
Ansvar: Upphandlare
Sortering: Ärendenummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Inköp
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Konsulter, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Konfidentialitet: 3 Allvarlig skada
Riktighet: 3 Allvarlig skada
Tillgänglighet: 3 Allvarlig skada
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Kommers
Sekretess: Ja
Lagkrav på underskrift: Digital underskrift
Ansvar: Upphandlare
Sortering: Ärendenummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Inköp
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Konsulter, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Konfidentialitet: 3 Allvarlig skada
Riktighet: 3 Allvarlig skada
Tillgänglighet: 3 Allvarlig skada
Anmärkning: Absolut sekretess gäller tills ett tilldelningsbeslut har fattats. Digital underskrift av två personer.
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Kommers
Hantering eventuell kopia: Gallras vid inaktualitet
Sekretess: Nej
Lagkrav på underskrift: Digital underskrift
Ansvar: Informatiosnssäkerhetsansvarig
Sortering: Ärendenummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Inköp och Utvecklingsenheten
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Säkerhetsåtgärder: Behörighetsstyrning
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Hantera direktupphandling för varor och tjänster - 100 000 - 700 000 kr
Hantera upphandling under tröskelvärde
Hantera direktupphandling sociala och andra särskilda tjänster - 7 802 550 kr
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Kommers
Hantering eventuell kopia: TendSign
Sekretess: Nej
Ansvar: Upphandlare
Sortering: Ärendenummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Inköp
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Konsulter, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Hantera upphandling över tröskelvärde
Bevaras/Gallras: Vid inaktualitet
Förvaring - format: Server/katalog - digital
Sekretess: Nej
Ansvar: Upphandlare
Sortering: Kronologisk ordning, ärendenummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Inköp
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda
Kategorier personuppgifter: Namn, Kontaktuppgifter, Anställnings-ID
Rättslig grund för behandling: Avtal
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Bevaras/Gallras: Vid inaktualitet
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Outlook
Hantering eventuell kopia: Gallras vid inaktualitet
Sekretess: Nej
Ansvar: Handläggare
Sortering: Kronologisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Inköp eller beställande verksamhet
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Kommers
Sekretess: Ja
Lagkrav på underskrift: Digital underskrift
Ansvar: Upphandlare
Sortering: Ärendenummer i Kommers, även ärendenummer från förvaltningsrätten
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Inköp
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Konsulter, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Mottagare: Förvaltningsrätten
Konfidentialitet: 3 Allvarlig skada
Riktighet: 3 Allvarlig skada
Tillgänglighet: 3 Allvarlig skada
Anmärkning: Sekretess fram till dom faller.
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Kommers
Lagkrav på underskrift: Digital underskrift
Ansvar: Upphandlare
Sortering: Ärendenummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Inköp
Sökord: Sekretess, tystnadsplikt
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda
Kategorier personuppgifter: Namn, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Anmärkning: Sekretess som gäller under upphandlingsprocessen
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Kommers
Hantering eventuell kopia: Gallras vid inaktualitet
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Upphandlare
Sortering: Ärendenummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Inköp eller beställande verksamhet
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Säkerhetsåtgärder: Behörighetsstyrning
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Ciceron DoÄ
Hantering eventuell kopia: Gallras vid inaktualitet
Sekretess: Nej
Lagkrav på underskrift: Digital underskrift
Ansvar: Chef
Sortering: Diarienummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Beställande verksamhet
Beskrivning av handlingstyp: Nytt avtal om parkering, hyra, städ mm mellan två parter inom kommunen.
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter
Kategorier personuppgifter: Namn, Kontaktuppgifter, Anställnings-ID
Rättslig grund för behandling: Avtal
Säkerhetsåtgärder: Begörighetsstyrning
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Anmärkning: Avser nya avtal.
Bevaras/Gallras: 2 år
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Kommers
Sekretess: Ja
Ansvar: Upphandlare
Sortering: Ärendenummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Inköp
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Konsulter, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Konfidentialitet: 3 Allvarlig skada
Riktighet: 3 Allvarlig skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Anmärkning: Absolut sekretess gäller tills ett tilldelningsbeslut har fattats. Anbudsgivaren kan begära sekretess av delar av sitt anbud.
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Kommers
Sekretess: Ja
Ansvar: Upphandlare
Sortering: Ärendenummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Inköp
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Konsulter, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter, Anställnings-ID
Rättslig grund för behandling: Avtal
Konfidentialitet: 3 Allvarlig skada
Riktighet: 3 Allvarlig skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Anmärkning: Absolut sekretess gäller tills ett tilldelningsbeslut har fattats. Anbudsgivaren kan begära sekretess av delar av sitt anbud.
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Kommers
Sekretess: Ja
Ansvar: Upphandlare
Sortering: Ärendenummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Inköp
Konfidentialitet: 3 Allvarlig skada
Riktighet: 3 Allvarlig skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Anmärkning: Absolut sekretess gäller tills ett tilldelningsbeslut har fattats.
Information:
Vid direktupphandling för en summa under 100 000 kr behöver inte annonsering göras.
Upphandling över och under tröskelvärdet, direktupphandling, avtalshantering och överprövning. Även avtal mellan två verksamheter inom kommunen.
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Kommers
Sekretess: Nej
Ansvar: Upphandlare
Sortering: Ärendenummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Inköp
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda
Kategorier personuppgifter: Namn, Kontaktuppgifter, Anställnings-ID
Rättslig grund för behandling: Avtal
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Kommers
Sekretess: Nej
Ansvar: Upphandlare
Sortering: Ärendenummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Inköp
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 3 Allvarlig skada
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Kommers
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Upphandlare
Sortering: Ärendenummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Inköp
Sökord: Anbudsinfordran
Beskrivning av handlingstyp: Dokumentation av vad som köps och vilka krav som ställs på det som köps. Kravlista, förfrågningsunderlag mm
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter, Anställnings-ID
Rättslig grund för behandling: Avtal
Konfidentialitet: 2 Betydande skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada