Bevaras/Gallras: Vid inaktualitet
Förvaring - format: System - digital
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare, registrator, chef
Sortering: Kronologisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Den verksamhet där informationen hanteras/gemensam nämndadministration
Sökord: Fickminne, bärbart minne, DVD, CD-skiva, kamera, telefon
Beskrivning av handlingstyp: Information som överförs från tillfällig lagringsyta för registrering i verksamhetssystem. Informationen på den tillfälliga lagringsytan kan gallras vid inaktualitet när den överförts till och registrerats i ett verksamhetssystem. Krav på bevarandeformat ska uppfyllas på den överförda informationen.
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Förtroendevalda, Konsulter, Sökande, Kommuninvånare, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter, Anställnings-ID, Personnummer, Bild
Rättslig grund för behandling: Allmänt intresse
Konfidentialitet: 2 Betydande skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Verksamhetsobjekt
Verksamhetsobjekt
Bevaras/Gallras: Vid inaktualitet
Förvaring - format: System - digital
Hantering eventuell kopia: Sociala mediaer, outlook mm
Sekretess: Nej
Ansvar: Registrator, chef, handläggare
Sortering: Kronologisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Den verksamhet där informationen hanteras/gemensam nämndadministration
Sökord: tillfällig
Beskrivning av handlingstyp: Rutinartade förfrågningar, frågor och svar, konversationer, skrivelser för kännedom, behöver inte registreras och kan gallras efter åtgärd.
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Sökande, Kommuninvånare, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Allmänt intresse
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Anmärkning: Kan ske via analog post, e-post, sms, inlägg på sociala medier mm
Hantera
Bedöma
Rensa och gallra e-postlådan
Registrera
Bevaras/Gallras: Vid inaktualitet
Förvaring - format: System - digital
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare, chef, registrator
Sortering: Kronologisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Den verksamhet där informationen hanteras/gemensam nämndadministration
Sökord: Sociala medier, mms, sms, ljudfil
Beskrivning av handlingstyp: Information som överförts från t ex ljud, bild eller text till exempelvis en word-fil för registrering i verksamhetssystem kan gallras vid inaktualitet. Krav på bevarandeformat ska uppfyllas på den överförda informationen.
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Sökande, Kommuninvånare, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter, Anställnings-ID, Personnummer, Hälsouppgifter, Personliga förhållanden, Bild
Rättslig grund för behandling: Allmänt intresse
Konfidentialitet: 2 Betydande skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Verksamhetsobjekt
Handlingen
ska
registreras
Registrera
Tilldela handläggare
Skanna och kontrollera läsbarhet och att alla sidor finns med
Verksamhetsobjekt
Verksamhetsobjekt
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: Handläggare - papper
Hantering eventuell kopia: Gallras vid inaktualitet
Sekretess: Nej
Ansvar: Chef, Registrator
Sortering: Alfabetisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Gemensam nämndadministration
Sökord: Godkännande, fullmakt
Beskrivning av handlingstyp: Ger registrator fullmakt att öppna personadresserad post. Blankett finns på intranätet, ifylld ska sparasi pärm hos registrator
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter
Kategorier personuppgifter: Namn, Kontaktuppgifter, Personnummer
Rättslig grund för behandling: Rättslig förpliktelse
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Hänvisning
Bevaras/Gallras: 2 år
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Outlook
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Registrator
Sortering: Kronologisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Gemensam nämndadministration
Beskrivning av handlingstyp: Myndighetslådor för Bollnäs kommun, kommunstyrelse och nämnder. Innehåll i e-post avgör hantering och ev diarieföring, utanför e-postlådan.
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Sökande, Kommuninvånare, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Allmänt intresse
Konfidentialitet: 2 Betydande skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Verksamhetsobjekt
Verksamhetsobjekt
Bevaras/Gallras: Vid inaktualitet
Förvaring - format: Olika format
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare
Sortering: Kronologisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Den aktuella verksamheten
Sökord: Arbetsmaterial
Beskrivning av handlingstyp: Handläggarens att göra-listor, stolpar inför en föredragning eller egna noteringar för beredning av ett ärende. Tillför inte ärendet någon sakuppgift, innehåller inte något beslut och är inte allmän handling.
Personuppgifter: Förekommer
Anmärkning: Minnesanteckningar är enligt tryckfrihetsförordningen 2 kap 12 §. Ej mötesanteckning
Diarieföra ärendet men inte föra in informationen i system
Lagring och ansvar
Arkivering
Verksamhetsobjekt
Verksamhetsobjekt
Verksamhetsobjekt
Verksamhetsobjekt
Verksamhetsobjekt
Beroende på handlingens/dokumentets innehåll ska den skickas vidare till handläggare, besvaras eller gallras.
Kontakta IT-enheten för att ta fram loggen
Sekretessbedöma e-postloggen
Lämna ut e-postlogg
Verksamhetsobjekt
Verksamhetsobjekt
Hänvisning
Om någon begär ut ett mejl eller dokument/handling ska Rutin för utlämnande av allmän handling eller Rutin för nekande eller förbehåll vid begäran om utlämnande av allmän handling följas, se process 1.4.1.1
Verksamhetsobjekt
Verksamhetsobjekt
Bevaras/Gallras: Vid inaktualitet
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Outlook
Hantering eventuell kopia: Gallras vid inaktualitet
Sekretess: Nej
Ansvar: Registrator, chef, handläggare
Sortering: Kronologisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Den verksamhet där informationen hanteras/gemensam nämndadministration
Sökord: Ringa värde
Beskrivning av handlingstyp: Handlingar av ringa värde, t ex reklam, inbjudan till kurser och konferenser, cirkulär, SPAM behöver inte registreras.
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda
Kategorier personuppgifter: Namn, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Allmänt intresse
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Anmärkning: Kan inkomma via analog post, e-post, sms, inlägg på sociala medier mm
Exempel på information/dokument som ska registreras
Exempel på ringa betydelse
Exempel på kortvarig betydelse
Exempel på inte allmän handling
Bevaras/Gallras: Vid inaktualitet
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Ciceron DoÄ
Hantering eventuell kopia: Gallras vid inaktualitet
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Registrator, handläggare, chef
Sortering: Diarienummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Den verksamhet där informationen hanteras/gemensam nämndadministration
Beskrivning av handlingstyp: Handlingar kan gallras efter att de skannats och registrerats i Ciceron. Förutsatt att underskriven handling inte behövs för att kunna hävda juridiska giltighet. Förutsätter även att inskannat dokument/fil uppfyller krav för bevarande och läsbarhet.
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Sökande, Kommuninvånare, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter, Anställnings-ID, Personnummer, Hälsouppgifter, Personliga förhållanden, Bild
Rättslig grund för behandling: Allmänt intresse
Konfidentialitet: 2 Betydande skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Anmärkning: Se arkivmyndighetens beslut "Gallring av skannade pappershandlingar hos myndigheter i Bollnäs kommun" – generellt gallringsbeslut (KS 2019-06-13, §151)
Bevaras/Gallras: Vid inaktualitet
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Ciceron DoÄ
Hantering eventuell kopia: Gallras vid inaktualitet
Sekretess: Nej
Ansvar: Registrator
Sortering: Diarienummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Gemensam nämndadministration
Beskrivning av handlingstyp: Skickas bland annat till media
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Sökande, Kommuninvånare
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter, Personnummer
Rättslig grund för behandling: Allmänt intresse
Mottagare: Mittmedia m fl
Säkerhetsåtgärder: Behörighetsstyrning
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada