Bevaras/Gallras: 7 år
Förvaring - format: Server/katalog - digital
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonom
Sortering: Per stiftelse
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Ekonomienheten
Beskrivning av handlingstyp: Excelfil med beräkningsunderlag minst 5 år tillbaka
Personuppgifter: Nej
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Bevaras/Gallras: 7 år
Förvaring - format: Närarkiv - papper
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonom
Sortering: Verifikationsnummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Ekonomienheten
Personuppgifter: Nej
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Information:
De av kommunen förvaltade donationsfonderna är stiftelser i lagens mening. Bestämmelserna i Stiftelselagen (1994:1220) tillämpas vid kommunens förvaltning av stiftelser. När kommunfullmäktige tar emot en stiftelse åtar man sig att dels förvalta stiftelsen i enlighet med stiftelseförordnandet, dels att förvalta den i enlighet med stiftelselagen.
Ekonomienheten handhar den ekonomiska förvaltningen vilket innebär, löpande bokföring, upprättande av årsredovisning, inlämning av årsredovisning till länsstyrelsen, deklaration och utbetalningar. För att en Stiftelse ska klassificeras som en allmännyttig ideell stiftelse ska 80% av stiftelsens avkastning under de senaste fem åren delas ut till stiftelsens allmännyttiga ändamål enligt testamentets angivna villkor. För att uppfylla kravet lämnar ekonomienheten förslag om lämpligt belopp på utdelning till berörd förvaltare.
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Ciceron DoÄ
Hantering eventuell kopia: Gallras vid inaktualitet
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonom
Sortering: Diarienummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Ekonomienheten
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Sökande
Kategorier personuppgifter: Namn, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Allmänt intresse
Säkerhetsåtgärder: Behörighetsstyrning
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: Kommunarkiv
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonom
Sortering: Per stiftelse
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Kommunarkivet
Beskrivning av handlingstyp: Testamente, stiftelseförordnande
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Kommuninvånare, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn
Rättslig grund för behandling: Allmänt intresse
Säkerhetsåtgärder: Låst utrymme
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Förvalta donationsstiftelser
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: Kommunarkiv
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonom
Sortering: Per stiftelse
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Kommunarkivet
Beskrivning av handlingstyp: Ansökan till länsstyrelsen om att avsluta/ändra stiftelse
Personuppgifter: Nej
Mottagare: Länsstyrelsen
Säkerhetsåtgärder: Låst utrymme
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Ciceron DoÄ
Hantering eventuell kopia: Gallras vid inaktualitet
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonom
Sortering: Diarienummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Ekonomienheten
Beskrivning av handlingstyp: Förvaltarens beslut om utdelning enligt stadgar och urkund
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Sökande
Kategorier personuppgifter: Namn, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Allmänt intresse
Mottagare: Från förvaltare
Säkerhetsåtgärder: Behörighetsstyning
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Ciceron DoÄ
Hantering eventuell kopia: Gallras vid inaktualitet
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonom
Sortering: Diarienummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Ekonomienheten
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter
Kategorier personuppgifter: Namn, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Rättslig förpliktelse
Säkerhetsåtgärder: Behörighetsstyrning
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: Kommunarkiv
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonom
Sortering: Per stiftelse
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Kommunarkivet
Beskrivning av handlingstyp: Beslut från länsstyrelsen om att avsluta/ändra stiftelse
Personuppgifter: Nej
Mottagare: Länsstyrelsen
Säkerhetsåtgärder: Låst utrymme
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Ciceron DoÄ
Hantering eventuell kopia: Gallras vid inaktualitet
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonom
Sortering: Diarienummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Ekonomienheten
Beskrivning av handlingstyp: Årsbesked, kopior deklaration, bankutdrag, utdelningsdokumentation, protokoll, revisionsberättelse
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Sökande
Kategorier personuppgifter: Namn, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Allmänt intresse
Säkerhetsåtgärder: Behörighetsstyrning
Konfidentialitet: 2 Betydande skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: Kommunarkiv
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonom
Sortering: Per stiftelse
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Kommunarkivet
Personuppgifter: Nej
Säkerhetsåtgärder: Låst utrymme
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Ciceron DoÄ
Hantering eventuell kopia: Sharepoint O365 för publicering, gallras när en ny börjar gälla
Sekretess: Nej
Ansvar: Handläggare
Sortering: Diarienummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Ekonomienheten
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda
Kategorier personuppgifter: Namn
Rättslig grund för behandling: Allmänt intresse
Säkerhetsåtgärder: Behörighetsstyrning
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Ciceron DoÄ
Hantering eventuell kopia: Sharepoint O365 för publicering, gallras när en ny börjar gälla
Sekretess: Nej
Ansvar: Handläggare
Sortering: Diarienummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse och samtliga nämnder
Verksamhet: Ekonomienheten
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda
Kategorier personuppgifter: Namn
Rättslig grund för behandling: Allmänt intresse
Säkerhetsåtgärder: Behörighetsstyrning
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada