Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: Säkerhetsskåp - papper
Sekretess: Ja
Ansvar: Handläggare
Sortering: Personnummer, namn
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Beskrivning av handlingstyp: Kvittens
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Sökande
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter, Personnummer
Rättslig grund för behandling: Rättslig förpliktelse
Mottagare: Bollnäs Bostäder AB
Säkerhetsåtgärder: Låst förvarning, rutiner för hantering
Konfidentialitet: 3 Allvarlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Anmärkning: Sekretess OSL 2009:400 kap 21 §5, kap 26 §1, kap 37 §3, Personakter för personer födda den 5, 15 och 25 varje månad bevaras, övriga gallras efter 5 år. Informationen i Accorda följer samma regler.
FV ordnar bostad och förbereder mottagningsarbetet
Verksamhetsobjekt
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: Säkerhetsskåp - papper
Sekretess: Ja
Ansvar: Chef
Sortering: Personnummer, namn
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Sökord: Kontrakt, avtal, personakt
Beskrivning av handlingstyp: Kontrakt, avtal med flykting, immigrant
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Sökande
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter, Personnummer
Rättslig grund för behandling: Rättslig förpliktelse
Mottagare: Bollnäs bostäder AB
Säkerhetsåtgärder: Låst förvaring och rutiner för hantering
Konfidentialitet: 3 Allvarlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Anmärkning: Sekretess OSL 2009:400 kap 21 §5, kap 26 §1, kap 37 §3, Personakter för personer födda den 5, 15 och 25 varje månad bevaras, övriga gallras efter 5 år. Informationen i Accorda följer samma regler.
Hänvisning
Kommunen mottar anvisningsbeslut från Migrationsverket
Verksamhetsobjekt
Verksamhetsobjekt
Verksamhetsobjekt
Bevaras/Gallras: 2 år
Förvaring - format: Säkerhetsskåp - papper
Sekretess: Ja
Ansvar: Chef
Sortering: Personnummer, namn
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Sökord: Läkarintyg
Beskrivning av handlingstyp: Intyg
Personuppgifter: Känslig personuppgift
Kategorier registrerade: Sökande
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter, Personnummer, Hälsouppgifter, Personliga förhållanden
Rättslig grund för behandling: Rättslig förpliktelse
Säkerhetsåtgärder: Låst förvaring, rutiner för hantering
Konfidentialitet: 3 Allvarlig skada
Riktighet: 3 Allvarlig skada
Tillgänglighet: 3 Allvarlig skada
Anmärkning: Sekretess OSL 2009:400 kap 21 §5, kap 26 §1, kap 37 §3, förvaras i personakt. Information i Accorda gallras efter 2 år.
Verksamhetsobjekt
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Ciceron DoÄ
Sekretess: Ja
Ansvar: Chef
Sortering: Diarienummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Beskrivning av handlingstyp: Ansökan och beslut
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Sökande
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Personnummer
Rättslig grund för behandling: Rättslig förpliktelse
Mottagare: Migrationsverket
Säkerhetsåtgärder: Behörighetsstyrning
Konfidentialitet: 2 Betydande skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Anmärkning: Sekretess OSL 2009:400 kap 21 §5, kap 26 §1, kap 37 §3,
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: Säkerhetsskåp - papper
Sekretess: Ja
Ansvar: Chef
Sortering: Personnummer, namn
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Beskrivning av handlingstyp: Underlag
Personuppgifter: Känslig personuppgift
Kategorier registrerade: Sökande
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter, Personnummer, Hälsouppgifter, Personliga förhållanden
Rättslig grund för behandling: Rättslig förpliktelse
Mottagare: Från Migrationsverket
Säkerhetsåtgärder: Lås och rutiner för hantering
Konfidentialitet: 3 Allvarlig skada
Riktighet: 3 Allvarlig skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Anmärkning: Sekretess OSL 2009:400 21 kap §1 och § 5, 26 kap §1, 37 kap § 1. Personakter för personer födda den 5, 15 och 25 varje månad bevaras, övriga gallras efter 5 år. Informationen i Accorda följer samma regler.
Verksamhetsobjekt
Påbörjar mottagningsarbete
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Ciceron DoÄ
Sekretess: Ja
Ansvar: Chef
Sortering: Personnummer, namn
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Beskrivning av handlingstyp: Ansökan och beslut
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Sökande
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter, Personnummer
Rättslig grund för behandling: Rättslig förpliktelse
Mottagare: Migrationsverket
Säkerhetsåtgärder: Behörighetstyrning
Konfidentialitet: 2 Betydande skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Anmärkning: Medel från Migrationsverket. Sekretess OSL 2009:400 kap 21 §5, kap 26 §1, kap 37 §3
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: Säkerhetsskåp - papper
Sekretess: Ja
Ansvar: Chef
Sortering: Personnummer, namn
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Sökord: Personakt
Beskrivning av handlingstyp: Bekräftelse
Personuppgifter: Känslig personuppgift
Kategorier registrerade: Sökande
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter, Personnummer, Hälsouppgifter, Personliga förhållanden
Rättslig grund för behandling: Rättslig förpliktelse
Mottagare: Migrationsverket
Säkerhetsåtgärder: Lås och rutiner för hantering
Konfidentialitet: 3 Allvarlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Anmärkning: Sekretess OSL 2009:400 kap 26, §1, förvaras i personakt. Personakter för personer födda den 5, 15 och 25 varje månad bevaras, övriga gallras efter 5 år. Informationen i Accorda följer samma regler.
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: Säkerhetsskåp - papper
Sekretess: Ja
Ansvar: Chef
Sortering: Personnummer, namn
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Sökord: Lägenhet, boende, personakt
Beskrivning av handlingstyp: Erbjudande
Personuppgifter: Känslig personuppgift
Kategorier registrerade: Sökande
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter, Personnummer, Personliga förhållanden
Rättslig grund för behandling: Rättslig förpliktelse
Mottagare: Bollnäs bostäder AB
Säkerhetsåtgärder: Lås och rutiner för hantering
Konfidentialitet: 3 Allvarlig skada
Riktighet: 3 Allvarlig skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Anmärkning: Sekretess OSL 2009:400 kap 26, §1, förvaras i personakt. Personakter för personer födda den 5, 15 och 25 varje månad bevaras, övriga gallras efter 5 år. Informationen i Accorda följer samma regler.
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Ciceron DoÄ
Sekretess: Nej
Ansvar: Chef
Sortering: Diarienummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Personuppgifter: Nej
Mottagare: Från Migrationsverket
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Ciceron DoÄ
Sekretess: Nej
Lagkrav på underskrift: Digital underskrift
Ansvar: Chef
Sortering: Diarienummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Beskrivning av handlingstyp: Kontrakt mellan bostadsbiolaget och kommunen. Kommunen hyr ut i andra hand till flyktingar och immigranter.
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn
Rättslig grund för behandling: Avtal
Mottagare: Bollnäs Bostäder
Säkerhetsåtgärder: Behörighetsstyrning
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Bevaras/Gallras: Vid inaktualitet
Förvaring - format: Säkerhetsskåp - papper
Sekretess: Ja
Ansvar: Chef
Sortering: Personnummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Sökord: Avi, räkning, faktura
Beskrivning av handlingstyp: Hyresavi
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Sökande
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress
Rättslig grund för behandling: Rättslig förpliktelse
Mottagare: Bollnäs Bostäder AB
Säkerhetsåtgärder: Låst förvaring, rutiner för hantering
Konfidentialitet: 3 Allvarlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Anmärkning: Sekretess OSL 2009:400 kap 21 §5, kap 26 §1, kap 37 §3, förvaras i personakt. Information i Accorda gallras också vid inaktualitet.
Verksamhetsobjekt
Hämtar flykting på flygplats/tågstation
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: Säkerhetsskåp - papper
Sekretess: Ja
Ansvar: Chef
Sortering: Personnummer, namn
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Sökord: Beslut
Personuppgifter: Känslig personuppgift
Kategorier registrerade: Sökande
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter, Personnummer, Hälsouppgifter, Personliga förhållanden
Rättslig grund för behandling: Rättslig förpliktelse
Säkerhetsåtgärder: Låst skåp och rutiner för hantering
Konfidentialitet: 3 Allvarlig skada
Riktighet: 3 Allvarlig skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Anmärkning: Sekretess OSL 2009:400 21 kap §1 och § 5, 26 kap §1, 37 kap § 1. Personakter för personer födda den 5, 15 och 25 varje månad bevaras, övriga gallras efter 5 år. Informationen i Accorda följer samma regler.
Bevaras/Gallras: Vid inaktualitet
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Ciceron DoÄ
Sekretess: Nej
Ansvar: Chef
Sortering: Diarienummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Sökord: Ledig lägenhet
Personuppgifter: Nej
Mottagare: Migrationsverket
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Verksamhetsobjekt
Länsstyrelsen beslutar om kommuntal
Bevaras/Gallras: Vid inaktualitet
Förvaring - format: Närarkiv - papper
Sekretess: Nej
Ansvar: Handläggare
Sortering: Pärm på kontor
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Sökord: Möbler, inredning, utrustning
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Sökande
Kategorier personuppgifter: Namn, Personnummer
Rättslig grund för behandling: Rättslig förpliktelse
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Verksamhetsobjekt
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: Säkerhetsskåp - papper
Sekretess: Ja
Ansvar: Chef
Sortering: Personnummer, namn
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Beskrivning av handlingstyp: Svar
Personuppgifter: Känslig personuppgift
Kategorier registrerade: Sökande
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter, Personnummer, Hälsouppgifter, Personliga förhållanden
Rättslig grund för behandling: Rättslig förpliktelse
Mottagare: Bollnäs Bostäder AB
Säkerhetsåtgärder: Låst skåp och rutiner för hantering
Konfidentialitet: 3 Allvarlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Anmärkning: Sekretess OSL 2009:400 kap 21 §5, kap 26 §1, kap 37 §3. Personakter för personer födda den 5, 15 och 25 varje månad bevaras, övriga gallras efter 5 år. Informationen i Accorda följer samma regler.
Mottagande av anvisad
Ordna bostad
Skriva in anvisad
Verksamhetsobjekt