Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: Närarkiv - papper
Sekretess: Ja
Ansvar: Handläggare
Sortering: Personnummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Beskrivning av handlingstyp: Anvisningsbeslut som kommer från Arbetsförmedlingen, Socialtjänst eller Försäkringskassan.
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Sökande
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter, Personnummer
Rättslig grund för behandling: Rättslig förpliktelse
Mottagare: Avsändare: Arbetsförmedlingen, Socialtjänst eller Försäkringskassan.
Konfidentialitet: 2 Betydande skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Anmärkning: Överförs till slutarkiv 5 år efter avslutad insats.
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Heroma
Sekretess: Nej
Ansvar: Handläggare
Sortering: Personnummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Beskrivning av handlingstyp: Anställningstid samt arbetad tid skickas till anställd. Uppgifterna hämtas ur Heroma
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda
Kategorier personuppgifter: Namn, Personnummer
Rättslig grund för behandling: Avtal
Säkerhetsåtgärder: Behörighetsstyrning
Konfidentialitet: 2 Betydande skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Accorda
Sekretess: Ja
Ansvar: Handläggare
Sortering: Personnummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Beskrivning av handlingstyp: Händelser under anställningstiden
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda
Kategorier personuppgifter: Namn, Personnummer
Rättslig grund för behandling: Avtal
Säkerhetsåtgärder: Behörighetsstyrning
Konfidentialitet: 2 Betydande skada
Riktighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Anmärkning: Överförs till slutarkiv 5 år efter avslutad insats.
Bevaras/Gallras: 2 år
Förvaring - format: Handläggare - papper
Hantering eventuell kopia: Skannas in i Adato, sparas i pärm hos löneadministratör och gallras efter 2 år
Sekretess: Ja
Ansvar: Handläggare
Sortering: Alfabetisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Beskrivning av handlingstyp: Underlag som skannas in i Adato
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Personnummer, Hälsouppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Konfidentialitet: 2 Betydande skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Anmärkning: Gallras 2 år efter avslutad anställning.
Meddela aktuell myndighet
Bedöma
Meddela aktuell myndighet
Aktualisera
Utforma uppdrag
Genomföra uppdrag
Följa upp
Avsluta
Verksamhetsobjekt
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Accorda
Hantering eventuell kopia: Kopia på slutdokumentationen skickas till anvisande myndighet.
Sekretess: Ja
Ansvar: Handläggare
Sortering: Personnummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Beskrivning av handlingstyp: Skriftlig beskrivning av utfall av insats
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Sökande
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter, Personnummer
Rättslig grund för behandling: Rättslig förpliktelse
Mottagare: Anvisande myndighet
Säkerhetsåtgärder: Behörighetsstyrning
Konfidentialitet: 2 Betydande skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Anmärkning: Överförs till slutarkiv 5 år efter avslutad insats.
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: Närarkiv - papper
Sekretess: Förekommer
Lagkrav på underskrift: Digital underskrift
Ansvar: Handläggare
Sortering: Personnummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Beskrivning av handlingstyp: Avtal om placering
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Sökande
Kategorier personuppgifter: Namn, Personnummer
Rättslig grund för behandling: Avtal
Konfidentialitet: 2 Betydande skada
Riktighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Anmärkning: Överförs till slutarkiv 5 år efter avslutad insats.
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Accorda
Sekretess: Nej
Ansvar: Handläggare
Sortering: Personnummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Beskrivning av handlingstyp: Verkställer placering
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Sökande
Kategorier personuppgifter: Namn, Personnummer
Rättslig grund för behandling: Avtal
Säkerhetsåtgärder: Behörighetsstyrning
Konfidentialitet: 2 Betydande skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Anmärkning: Överförs till slutarkiv 5 år efter avslutad insats.
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Accorda
Hantering eventuell kopia: Skickas till anvisande myndighet
Sekretess: Ja
Ansvar: Handläggare
Sortering: Alfabetisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Beskrivning av handlingstyp: Sammanfattning av anställningstiden
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda
Kategorier personuppgifter: Namn, Personnummer
Rättslig grund för behandling: Avtal
Mottagare: Anvisande myndighet
Säkerhetsåtgärder: Behörighetsstyrning
Konfidentialitet: 2 Betydande skada
Riktighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Anmärkning: Överförs till slutarkiv 5 år efter avslutad insats.
Utdrag ur belastningsregistret se 2.3.2.1.2
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Accorda
Sekretess: Ja
Ansvar: Handläggare
Sortering: Personnummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Sökande
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter, Personnummer
Rättslig grund för behandling: Rättslig förpliktelse
Säkerhetsåtgärder: Behörighetsstyrning
Konfidentialitet: 2 Betydande skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Anmärkning: Överförs till slutarkiv 5 år efter avslutad insats.
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Comprima
Hantering eventuell kopia: AME sparar kopia som gallras vid inaktualitet
Sekretess: Nej
Ansvar: Chef
Sortering: Personnummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Löneenheten
Sökord: Personalakt
Beskrivning av handlingstyp: Anställningar för BEA hanteras på samma sätt som övriga anställningsavtal i kommunen.
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda
Kategorier personuppgifter: Namn, Personnummer
Rättslig grund för behandling: Avtal
Säkerhetsåtgärder: Behörighetsstyrt
Konfidentialitet: 2 Betydande skada
Riktighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Anmärkning: Rekryterande chef skickar anställningsavtalet till lönekontoret och kopia till AME. Avtalet bevaras i personalakt.
Bevaras/Gallras: 5 år
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Accorda
Sekretess: Ja
Ansvar: Handläggare
Sortering: Personnummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Sökord: Riktlinjer
Beskrivning av handlingstyp: Vid beslut om insats skriver personen på riktlinjer gällande alkolhol- och droger.
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Sökande
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter, Personnummer
Rättslig grund för behandling: Avtal
Säkerhetsåtgärder: Behörighetsstyrning
Konfidentialitet: 2 Betydande skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Anmärkning: Gallras 5 år efter avslutad insats/placering/anställning.
Verksamhetsobjekt
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Accorda
Sekretess: Ja
Ansvar: Handläggare
Sortering: Personnummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Beskrivning av handlingstyp: Uppgift om placering/plats
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda
Kategorier personuppgifter: Namn, Personnummer
Rättslig grund för behandling: Avtal
Säkerhetsåtgärder: Behörighetsstyrning
Konfidentialitet: 2 Betydande skada
Riktighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Anmärkning: Överförs till slutarkiv 5 år efter avslutad insats.
Bevaras/Gallras: 5 år
Förvaring - format: Närarkiv - papper
Sekretess: Ja
Lagkrav på underskrift: Digital underskrift
Ansvar: Handläggare
Sortering: Personnummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Beskrivning av handlingstyp: Medgivande om att samverkande parter får ta del av uppgifterna i ärendet
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Sökande, Kommuninvånare
Kategorier personuppgifter: Namn, Personnummer
Rättslig grund för behandling: Samtycke
Mottagare: Samverkande parter, myndigheter
Konfidentialitet: 2 Betydande skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Anmärkning: Gallras 5 år efter avslutad insats/placering/anställning.
Verksamhetsobjekt
Bevaras/Gallras: 2 år
Förvaring - format: Handläggare - papper
Sekretess: Nej
Ansvar: Handläggare
Sortering: Alfabetisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Beskrivning av handlingstyp: Lämnas månatligen godkänd av handledare/arbetsledare.
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda
Kategorier personuppgifter: Namn, Personnummer
Rättslig grund för behandling: Avtal
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Anmärkning: Sparas hos löneadministratör, gallras 2 år efter avslutad anställning.
Verksamhetsobjekt
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: Närarkiv - papper
Sekretess: Ja
Ansvar: Handläggare
Sortering: Anställningsstöd, Alfabetisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Beskrivning av handlingstyp: Beslut från Arbetsförmedlingen
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Sökande
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter, Personnummer
Rättslig grund för behandling: Avtal
Mottagare: Beslutet kommer från Arbetsförmedlingen
Konfidentialitet: 2 Betydande skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Anmärkning: Överförs till slutarkiv 5 år efter avslutad insats.
Verksamhetsobjekt
Bevaras/Gallras: 5 år
Förvaring - format: Server/katalog - digital
Hantering eventuell kopia: Gallras vid inaktualitet
Sekretess: Nej
Ansvar: Chef
Sortering: Personnummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Beskrivning av handlingstyp: Vid placering i kommunens förvaltningar skriver resp chef på att arbetsmiljöavtalet åvilar respektive chef.
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Sökande
Kategorier personuppgifter: Namn, Anställnings-ID, Personnummer
Rättslig grund för behandling: Avtal
Mottagare: Förvaltning i kommunen
Konfidentialitet: 2 Betydande skada
Riktighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Anmärkning: Gallras 5 år efter avslutad insats/placering.
Verksamhetsobjekt
Bevaras/Gallras: 2 år
Förvaring - format: Server/katalog - digital
Sekretess: Nej
Ansvar: Chef
Sortering: Kronologisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Beskrivning av handlingstyp: Årlig rapportering till SKR för Kolada
Personuppgifter: Nej
Mottagare: SKR
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Accorda
Sekretess: Ja
Ansvar: Handläggare
Sortering: Personnummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Beskrivning av handlingstyp: Handlingspan utifrån uppdrag
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Sökande
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter, Personnummer
Rättslig grund för behandling: Avtal
Säkerhetsåtgärder: Behörighetsstyrning
Konfidentialitet: 2 Betydande skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Anmärkning: Överförs till slutarkiv 5 år efter avslutad insats.
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: Närarkiv - papper
Hantering eventuell kopia: AME sparar kopia, original till Arbetsförmedlingen
Sekretess: Ja
Ansvar: Handläggare
Sortering: Personnummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Beskrivning av handlingstyp: Information om placering, som plats, längd, syfte, utsedd handledare, försäkringsansvar hos AF, skrivs på av Kommunal
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Sökande, Kommuninvånare
Kategorier personuppgifter: Namn, Personnummer
Rättslig grund för behandling: Avtal
Mottagare: Arbetsförmedlingen
Konfidentialitet: 2 Betydande skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Anmärkning: Överförs till slutarkiv 5 år efter avslutad insats.
Verksamhetsobjekt
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Accorda
Sekretess: Nej
Ansvar: Handläggare
Sortering: Personnummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Beskrivning av handlingstyp: Orsak till avslut av insats samt ersättning
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Sökande
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter, Personnummer
Rättslig grund för behandling: Avtal
Säkerhetsåtgärder: Behörighetsstyrning
Konfidentialitet: 2 Betydande skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Anmärkning: Överförs till slutarkiv 5 år efter avslutad insats.
Verksamhetsobjekt
Bevaras/Gallras: 2 år
Förvaring - format: Närarkiv - papper
Sekretess: Ja
Ansvar: Handläggare
Sortering: Alfabetisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Beskrivning av handlingstyp: Sjukförsäkran vid nedsatt arbetsförmåga.
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda
Kategorier personuppgifter: Namn, Personnummer
Rättslig grund för behandling: Avtal
Konfidentialitet: 2 Betydande skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Anmärkning: Sparas hos löneadministratör, gallras 2 år efter avslutad anställning.
Verksamhetsobjekt
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Comprima
Sekretess: Nej
Ansvar: Chef
Sortering: Personnummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Sökord: Personalakt
Beskrivning av handlingstyp: Anställningstid
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda
Kategorier personuppgifter: Namn, Personnummer
Rättslig grund för behandling: Avtal
Säkerhetsåtgärder: Behörighetsstyrning
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Ciceron DoÄ
Hantering eventuell kopia: Gallras vid inaktualitet
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare
Sortering: Diarienummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Personalavdelningen
Beskrivning av handlingstyp: Stipendium till körkort för elev som har godkänd yrkesexamen från gymnasieskolans vård- och omsorgsprogram, ansökan och beslut
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Sökande
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter, Personnummer, Personliga förhållanden, Bild
Rättslig grund för behandling: Allmänt intresse
Säkerhetsåtgärder: Behörighetsstyrning
Konfidentialitet: 2 Betydande skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Bevaras/Gallras: 2 år
Förvaring - format: Handläggare - papper
Hantering eventuell kopia: Pärm hos löneadministratör som registrerar i Heroma gallras efter 2 år
Sekretess: Nej
Ansvar: Handläggare
Sortering: Alfabetisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Beskrivning av handlingstyp: Underlag för anteckning i Heroma
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda
Kategorier personuppgifter: Namn, Personnummer
Rättslig grund för behandling: Avtal
Konfidentialitet: 2 Betydande skada
Riktighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Anmärkning: Gallras 2 år efter avsluta anställning.
Hänvisning
Bevaras/Gallras: Vid inaktualitet
Förvaring - format: Närarkiv - papper
Sekretess: Nej
Ansvar: Handläggare
Sortering: Alfabetisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Sökord: Information
Beskrivning av handlingstyp: Information till arbetsgivare
Personuppgifter: Nej
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Aktualisera
Utreda för placering
Utforma uppdrag
PåbörjaBEA-anställning
Följa upp och återrapportera till uppdragsgivare
Avsluta
Information:
Arbetsmarknadsenheten ( AME) samordnar kommunens arbetsmarknadspolitiska och arbetsbefrämjande åtgärder gällande ungdomar, långtidsarbetslösa, personer med funktionsnedsättning, utrikesfödda och flyktingar samt personer som uppbär ekonomiskt bistånd. Detta sker i individuellt utformade insatser. Arbetet sker i samarbete med arbetsförmedling, socialförvaltning, försäkringskassa samt övriga samarbetspartners inom såväl offentlig som privat sektor. Enhetens huvudsakliga uppgift är att stödja den enskilde individen i syfte att öka möjligheten till inträde på arbetsmarknaden.
BEA - Bestämmelser för arbetstagare i arbetsmarknadspolitiska insatser
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Accorda
Sekretess: Ja
Ansvar: Handläggare
Sortering: Personnummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Arbetsmarknads- och flyktingverksamheten
Beskrivning av handlingstyp: Dokumentation vid uppföljning, samlas till slutdokumentation
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Sökande
Kategorier personuppgifter: Namn, Personnummer
Rättslig grund för behandling: Avtal
Säkerhetsåtgärder: Behörighetsstyrning
Konfidentialitet: 2 Betydande skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Anmärkning: Överförs till slutarkiv 5 år efter avslutad insats.
Hänvisning