Ta en diskussion med Karin P om hur vi ska hantera upphandlingar andra gör som vi använder oss av eller när vi gör tillsammans med andra. Petra bokar ett möte.
Upphandlingar som görs av inköpscentral (t.ex. , SKI, STIC) - ansvaret ligger på inköpscentralen för arkivering av inköpscentralens egen dokumentation (FFU, anbud).
Täby arkiverar avropsanmälan, beställningar, anslutning etc.
När upphandlingar görs av ombud (t.ex STIC, andra kommuner, Stono,) - ombud ansvarar för arkivering av egen dokumentation (FFU, anbud).
Täby arkiverar avropsanmälan (med delegation från nämnd i förekommande fall), beställningar, tilldelningsbeslut, avropsanmälan.
Upphandlingar där Täby är samordnande ombud (handlägger upphandlingen) ansvarar Täby för arkivering av samtlig dokumentation.
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaringsplats: diarieakt
Sekretess: Nej
Ansvar: handläggare/
registrator
Registrering: Evolution
Anmärkning: nytt dokument,
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaringsplats: Tendsign,
diarieakt
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare
Registrering: Tendsign/Evolution
Anmärkning: Sekretess
gäller tills dess tilldelningsbeslut
fattas enligt LOU19 kap
3§. Anbudsgivaren kan
begära sekretess på viss
information enl OSL xxx
Aktivitet
Beslut
Aktivitet
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaringsplats: Diarieakt
Sekretess: Nej
Ansvar: Handläggare
Registrering: Evolution
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaringsplats: Tendsign
Diarieakt
Sekretess: Nej
Ansvar: Handläggare
Registrering: Tendsign
Evolution
Anmärkning:
Förbättringsförslag:
Elektronisk signatur
Bevaras/Gallras: Vid
inaktualitet, dock tidigast
då avtal upphör
Förvaringsplats: Server
Ansvar: Handläggare
Registrering: Verksamhetssystem
Anmärkning: Enligt fastställd
rutin.
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaringsplats: Tendsign
diarieakt
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare
Registrering: Tendsign
Evolution
Anmärkning: Sekretess
gäller fram till tilldelningsbeslut
är fattat
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaringsplats: diarieakt
Sekretess: Nej
Ansvar: handläggare/
registrator
Registrering: Evolution
Anmärkning: nytt dokument
Hänvisning
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaringsplats: gemensam
katalog, till diarieakt
om det blir upphandling
Sekretess: Nej
Ansvar: handläggare/
registrator
Registrering: Evolution/
Tendsign
Anmärkning: Nytt dokument
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaringsplats: Diarieakt
Sekretess: Nej
Ansvar: Handläggare
Registrering: Evolution
Anmärkning: Kan vara
delegationsbeslut
Aktivitet
Aktivitet
Hänvisning
Beslut
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaringsplats: Tendsign
Diarieakt
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare
Registrering: Tendsign
Evolution
Beslut
Bevaras/Gallras: Vid
inaktualitet
Förvaringsplats: Gemensam
katalog Upphandling
Sekretess: Nej
Ansvar: Handläggare
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaringsplats: Tendsign
Diarieakt
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare
Registrering: Tendsign
Evolution
Anmärkning: Sekretess
gäller fram till tilldelningsbelut
är fattat
Förbättringsförslag:
Elektronisk signatur
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaringsplats: Diarieakt
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare
Registrering: Evolution
Anmärkning: Sekretess
fram till dom faller??
Läggs in i Tendsign?
Av Tendsign?
Aktivitet
Aktivitet
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaringsplats: Tendsig
Diariekt
Sekretess: Nej
Ansvar: Handläggare
Registrering: Tendsign
Evolution
Anmärkning:
Verksamhetsobjekt
IT System
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaringsplats: Diarieakt
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare
Registrering: Evolution
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaringsplats: Tendsign/Evolution
Sekretess: Nej
Ansvar: Handläggare
Registrering: Tendsign/Evolution
Bevaras/Gallras: Vid
inaktualitet
Förvaringsplats: Handläggare
Sekretess: Nej
Ansvar: Handläggare
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaringsplats: Tendsign
Diarieakt
Sekretess: Nej
Ansvar: Handläggare
Registrering: Tendsign
Evolution
Anmärkning: Inkl vägledningar
till upphandlingar
Fullmakt till kammarkollegiet,
beslut om deltagande
SLK STIC inkl. överprövningar
Beslut om anslutning
till andras upphandlingar
IT System
Beslut
Bevaras/Gallras: Vid
inaktualitet, då tilldelningsbeslut
har tilldelats
Förvaringsplats: Handläggare
Sekretess: Nej
Ansvar: Handläggare
Anmärkning: Gäller för
deltagare i upphandlingsprojektet
Aktivitet
Beslut
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaringsplats: Diarieakt
Sekretess: Förekommer
fram till tilldelningsbeslut
fattats
Ansvar: Handläggare
Registrering: Evolution
Anmärkning: Underskrift
av 2 handläggare
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaringsplats: Tendsign
Diarieakt
Sekretess: Nej
Ansvar: Handläggare
Registrering: Tendsign
Evolution
Anmärkning: Förekommer
vid upphandlingar med
2-stegsförfarande
Medskickat FFU se FFU
i upphandlingar som kommunen
gör
Beslut
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaringsplats: Tendsign/
diarieakt
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare
Registrering: Evolution
Tendsign
Bevaras/Gallras: 2 år
Förvaringsplats: Tendsign
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare
Registrering: Tendsign
Anmärkning: Gallringsfristen
förlängs vid rättslig
tvist.
Verksamhetsobjekt
Aktivitet