Process- och kvalitetsutveckling

Det övergripande syftet med VisAlfa är att vara ett stöd i arbetet med att utveckla och förbättra verksamheten och att underlätta öppenheten i den offentliga verksamheten.

Verksamhetsutvecklare använder VisAlfa för att beskriva verksamhetens processer men också för att utveckla och förbättra dem. Informationsförvaltarna tar fram anvisningar för hur informationen som skapas i processerna ska hanteras.

Som verksamhetsutvecklare behöver man göra ordentliga beskrivningar som svarar på frågorna: Vem är processens kund? Vad är kundens behov? Vilka mål har processen? Vad är det som initierar den och vad är dess resultat? Hur ska vi utvärdera och följa upp den?

Till processbeskrivningen är det enkelt att koppla information eller dokument som är nödvändig för att arbetet i processen ska utföras på ett korrekt sätt. Det kan till exempel vara styrande information, checklistor och mallar.

Med stöd av informationsförvaltarna identifieras de handlingstyper eller typer av informationsmängder som inkommer till eller skapas i processen. För varje handlingstyp beskrivs vilka hanteringsanvisningar som gäller som till exempel bevarandeuppgifter (bevaras/gallras).

Som resultat får vi en verksamhetsbeskrivning som kan publiceras på intranätet och är lätt att navigera i och med möjligheter till olika/många användningsområden.

Processledning och ständiga förbättringar
En viktig förutsättning för att processledning ska fungera i praktiken är att verksamhetsbeskrivningen med sina processbeskrivningar används och att resultatet av användandet följs upp.


Med VisAlfa kan ledning och chefer som leder den dagliga verksamheten använda verksamhetsbeskrivningen för att kommunicera med medarbetare om hur arbetet ska utföras och för att föra dialog om vad som kan utvecklas och förbättras.

Beskrivningen blir på så sätt ett stöd i det ständiga förbättringsarbetet och en viktig komponent i ett ledningssystem. Och använder verksamheten ett system för beskrivningar av mål och måluppfyllelse så kan VisAlfa även länka till det.

Handläggare och övriga medarbetare kan använda verksamhetsbeskrivningen för att förstå hur arbetet ska utföras, vad som ska dokumenteras, hur dokumentationen ska sparas.

De får också hjälp genom checklistor, mallar osv som ligger länkade direkt i processkartan. Verksamhetsbeskrivningen blir med andra ord en handbok i det dagliga arbetet.

Kvalitet och öppenhet
Verksamhetsbeskrivningen underlättar även för medborgare och andra externa intressenter att förstå vad verksamheten har för uppdrag och vilken information som finns att efterfråga.

Att inte bara publicera ett diarium på nätet utan också tillhandahålla processkartan skulle kunna ge nya möjlighet att förbättra verksamhetens öppenhet.

Se vår film om hur VisAlfa kan hjälpa till i arbetet Verksamhetsutveckling - Många kan delta

Skriv ut denna sida
©VisAlfa AB 2019