Processbaserad informationsförvaltning

Den processbaserade informationshanterings-planen bygger på att hanteringen av alla
handlingstyper (typer av informationsmängder), beskrivs i sitt sammanhang, på den plats där de
uppstår, dvs. upprättas eller inkommer. 
Verksamhetens processer behöver alltså identifieras.

Det är viktigt för att få med all verksamhetens
information. För stora verksamheter är det ett omfattande arbete och då kan det vara bra att ta hjälp av en etablerad klassificeringsstruktur där alla verksamhetens processer finns på plats.
 
För exempelvis kommuner finns sådana strukturer redan upprättade. Exempel är SKL:s KLASSA och
Sydarkiveras Verksam.  Men även andra typer av verksamheter kan ha stor nytta av att utgå från en befintlig struktur. Visalfa-användare kan ladda hem en lämplig struktur från VisAlfas hemsida.

Genom att utgå från en sådan struktur och anpassa den vid behov så försäkrar man sig om att alla viktiga processer kommer att finnas med i informationshanteringsplanen.
 
När processerna är identifierade är nästa steg att identifiera vilka handlingstyper (typer av informationsmängder) som inkommer till eller skapas i processen.

Därefter ges anvisningar för hur respektive handlingstyp ska hanteras som till exempel bevarandeuppgifter (bevaras/gallras) och andra
aspekter såsom exempelvis sekretess, IT-system.

När det gäller kommuner så görs beskrivningen av kommunen som helhet. VisAlfa har funktionalitet för
att därefter dela upp den så att varje arkivbildare får sin del av informationshanteringsplanen som
underlag för beslut om godkännande.
 
En informationshanteringsplan tas alltså fram genom en processbaserad informationskartläggning och
verksamhetens processer behöver identifieras/definierade.

Som informationsförvaltare är det oftast inte nödvändigt att göra detaljerade processbeskrivningar. Ofta räcker det att de till att börja med finns definierade på grov nivå, och att man kan klara ut vilken information som skapas eller hanteras i dem. 

Det är här vi kan se fördelarna med VisAlfa. När det är dags för kvalitets- och verksamhetsutvecklarna att detaljera processbeskrivningarna behöver de inte börja från noll utan tar vid ett redan påbörjat arbete.

På samma sätt kan de som arbetar med informations-säkerhet och dataskydd slippa dubbelarbete genom att ta del av det som redan finns gjort.


Om du vill få en bra bild på hur VisAlfa kan hjälpa till i arbetet så se vår film VisAlfa - Processverktyget för offentlig verksamhet

Anmäl dig till något av våra seminarier