En bred satsning - Täby kommun har kommit till slutfasen av sitt projekt för att införa processbaserad infromationsredovisning

Vi ställer några frågor till Petra Dornbusch som är kommunarkivarie.

Vad omfattar projektet?

Vi gör en övergripande kartläggning och klassificering av alla verksamhetens processer och den information som skapas i dem.

Från början var ambitionen att även få med kvalitetsutvecklingen, men det har vi av olika skäl väntat med. Kvalitetsledningen finns dock med i projektet och kan när som helst i framtiden komma in och vidareutveckla processerna.

Hur ser projektet ut, och hur många är involverade?

Projektet är uppdelat i två delar, och i varje del medverkade 50 personer. (Många personer medverkade i båda delarna).

I den första delen definierade och namngav vi processerna och gjorde en övergripande grafisk beskrivning av dem.

I del två beskrev vi informationen, och för den analoga (icke elektroniska) informationen utarbetade vi även hanteringsanvisningar.

Några speciella problem du vill nämna?

Att ha så många personer inblandade var inte helt lätt. Med facit i hand borde vi kanske ha startat med en planerings- och förankringsperiod på förslagsvis tre månader, men det tyckte vi inte riktigt att vi hade tid till.

Vad har ni fått ut av projektet?

För det första så har vi nu fått aktualiserat alla kommunens hanteringsanvisningar, något som vi hade stort behov av.

Vi har också fått en kommungemensam bild av hur vi arbetar och hur vi benämner det vi gör.

Alla arbetar på likartat sätt exempelvis vid upphandling.

Som bonus har vi fått att folk har börjat prata med varandra mycket mer om arbetssätt och informationshantering. Det ser vi som mycket värdefullt.

Vi har också fått en gemensam struktur för verksamhetens processer och den information som skapas i dem, och den kommer vi att använda exempelvis i vårt eArkiv.

Hur ser fortsättningen ut?

Vi räknar med att våra nämnder ska ta beslut under november-december.

Därefter så kan vi börja arbeta enligt de beskrivningar och anvisningar som finns redovisade i VisAlfa.

Här är en länk till VisAlfa-beskrivningen