Samarbete mot ett gemensamt mål - om att kunna ta ett grepp om helheten

Verksamhetsbeskrivning med ett helhetsgrepp
Det finns många sätt att beskriva verksamheter; ett sätt är att med hjälp av ett processverktyg beskriva arbetsflöden eller, som man kallar det inom processutvecklingen, processer eller aktivitetsflöden.

Men en verksamhetsbeskrivning behöver innehålla så mycket mer. Det handlar om att ta ett helhetsgrepp om verksamheten. När det gäller offentliga verksamheter har vi tydliga krav där bland annat offentlighetsprincipen och arkivlagen anger förutsättningarna.

Vi ska här visa hur VisAlfa lever upp till de krav som bör ställas på ett processverktyg för offentlig verksamhet. Många av kraven är dessutom lika relevanta för privat verksamhet.

Till att börja med är det viktigt kunna beskriva verksamhetens information. Det bidrar till transparens och höjer kvaliteten.

Handlingstyper
Riksarkivet använder begreppet handlingstyp för att kunna skilja på olika typer av handlingar oavsett vilket format de har, t.ex. pappershandling eller informationsmängd i ett IT-system. För varje handlingstyp som skapas i verksamheten behöver hanteringsanvisningar upprättas: bevaras/gallras, förvaringsplats, sekretess, ansvar, registrering osv.

All information skapas i processer och för att få en sammanhängande beskrivning av hela verksamheten behöver det tydligt framgår vilka handlingstyper som skapas i verksamhetens olika processer. Med VisAlfa görs detta på ett enkelt sätt!

En gemensam struktur
Vi skapar en struktur som gör det lätt att hitta bland verksamhetens olika processbeskrivningar. Den får vi fram genom att alla verksamhetsområden och processer numreras. Handlingstyperna numreras sedan efter dom processer där de uppstår.

Inom offentlig verksamhet är vi sedan tidigare vana vid gemensamma strukturer för att hålla ordning på verksamhetens information - diarieplan, arkivschema och dokumenthanteringsplan är exempel på sådana strukturer.

Vad vi nu gör är att vi ersätter alla de gamla strukturerna med en gemensam, den som baserar sig på verksamhetens processer. Det gör det enklare för oss att hitta i verksamheten och att hitta rätt information i vårt kommande e-arkiv!

När vi kartlägger en verksamhet med hjälp av VisAlfa skapas den så kallade processbaserade klassificeringsstrukturen automatiskt. Den bygger på ett logiskt numreringssystem för processerna och deras information. Det är en struktur som visar processernas plats i verksamheten och som gör det enkelt att navigera bland dem. Strukturen är också enkel att anpassa till nya förutsättningar. VisAlfas automatnumrering gör det enkelt både att importera in nya eller ändra i de befintliga strukturerna.

Ordning och reda
Ofta pågår utveckling av verksamheten inom olika delar av organisationen utan tydlig samordning. Processkartor kan vara mer eller mindre aktuella och i värsta fall kan vi ha flera olika beskrivningar av en och samma verksamhet. Det är därför viktigt att kunna ta ett helhetsgrepp om all pågående utveckling som påverkar beskrivningen av verksamheten.

VisAlfa har en teknik för att vid lämpliga tidpunkter föra in nya processbeskrivningar från pågående utveckling till en gemensam och kvalitetskontrollerad struktur av processkartor och informationsbeskrivningar. Det är en förutsättning för att vi ska kunna ta ett fast grepp om utvecklingen utan att hämma kreativiteten ute i verksamheten.

VisAlfa som det gemensamma verktyget
Ett gemensamt grepp om verksamhetsutvecklingen innebär alltså att ta ett helhetsgrepp om såväl verksamhetens processer som dess information. Traditionellt finns en uppdelning mellan å ena sidan verksamhetsutvecklare med fokus på processer och arkivarierna/informationsförvaltarna med fokus på verksamhetens information.

Ett gemensamt grepp om verksamhetsutvecklingen handlar därför i första hand handlar om att utvecklare och informationsförvaltare/arkivarier inleder ett samarbete. Det kan vara en utmaning. Många gånger talar man olika språk och har fokus på olika delar av verksamheten och därför har det kanske varit enklare att jobba var för sig.

Men med VisAlfa som det gemensamma verktyget så finns alla förutsättningar för ett gott samarbete. VisAlfa kan visa sig vara en avgörande fördel i arbetet mot den gemensamma helheten.