Vallentuna går i mål med den processbaserade informationsredovisningen

Vallentuna kommun har nu avslutat den övergripande processkartläggningen och bestämt sig för en gemensam verksamhetsstruktur.

Från och med år 2014 sker också arkivredovisningen enligt den nya, processbaserade metoden. Ansvarig för arbetet är kommunarkivarien, Marianne Sarberg.

Vi ställer några frågor till henne.

Hur kom det sig att du fick uppdraget att göra den övergripande processkartläggningen?

Vi försökte projektanställa en person i ett år för att göra processkartläggningen, men det fanns ingen lämplig för uppdraget. Jag tog då projektet själv och det anställdes i stället en vikarie för mig.

Hur har responsen varit från verksamheten?

Mycket god, faktiskt. Många tyckte att det var lättare att förstå när de fick vara med och ta fram sina egna processer. Jag arbetade direkt i VisAlfa med nyckelpersoner från respektive enhet. Det var oerhört smidigt att kunna flytta symboler tills de tyckte själva att det såg bra ut. Varje unik handlingstyp som förekommer i processen blev samtidigt redovisad. (Hanteringsanvisningarna ingick inte i projektet utan de har vi efteråt jobbat vidare med.)

Din kartläggning är ju väldigt övergripande. Är det tänkt någon fortsättning för att göra kartläggningen mer komplett?

Vi har valt en klassificeringsstruktur med maximalt tre nivåer för informationsredovisningen. Möjlighet finns för verksamheternas egna utvecklare att använda processkartorna för sina behov och förfina beskrivningarna.

Är ni klara nu för att börja redovisa ert arkiv enligt verksamhetens processer?

Ja, från och med år 2014 förtecknas arkivet enligt den nya klassificeringsstrukturen.

Informationsredovisningen presenteras på ert intranät i form av en enda kommunövergripande klassiceringsstruktur. Men den behövde ju delas upp i relevanta delar för att kunna godkännas av de olika nämnderna. Hur klarade ni det?

Vi utnyttjade VisAlfas funktion för att dela upp strukturen per verksamhetsområde och exportera dokumenthanteringsplanerna till mappar i Excel. Därefter konverterade vi till pdf-filer. På detta sätt får nämnderna en tabell med resp ansvarsområde att ta ställning till.

I den grafiska presentationen som ligger ute på ert intranät presenteras hanteringsanvisningarna på två sätt, både som inforutor och i form av en tabell per karta. Hade det inte räckt med inforutorna?

Ja, det skulle det kunna göra. Men vissa medarbetare, som inte har omedelbar tillgång till dator, föredrar att skriva ut sina aktuella processkartor, och då behöver hanteringsanvisningarna finnas med på dem.


Hur kommer den nya verksamhetsstrukturen att visa sig ute i verksamheten?

Informationsredovisningen med processkartor och hanteringsanvisningar (dokumenthanteringsplan) kommer att publiceras på Intranätet som ett verktyg för handläggare och arkivredogörare. Förutom att klassificeringsstrukturen är bas för arkivförteckningen så använder vi den också som kommunens diarieplan i vårt dokument- och ärendehanteringssystem.

Länk till Vallentunas informationsredovisning