Om samarbete och erfarenhetsutbyte vid processutveckling

Att processarbetet ibland blir ett "expertjobb" utfört av en eller ett fåtal medarbetare är inte så ovanligt. Ofta utgör IT-verktyget ett hinder, det ger inte tillräckligt bra stöd för samarbete på bred front. Resultatet blir bristande engagemang hos dem som skulle dra nytta av arbetet.

Ett annat problem är bristande förutsättningar för samarbete med andra liknande verksamheter. Självklart bör man dra nytta av ett sådant samarbete, och för det behövs många olika hjälpmedel. Vi vill här visa hur VisAlfas webbplats kan vara till hjälp.

Stöd för samarbete
För att få intresse och engagemang kring arbetet med processutveckling behöver man engagera många människor i utvecklingsarbetet.

Var och en som är involverad och engagerad drar i sin tur med sig ett antal av sina kamrater. Engagemanget sprider sig som ringar på vattnet.

Vill man kunna engagera många i arbetet med processutveckling så måste man ha ett verktyg som klarar av att hantera det.

Det är därför som VisAlfa har utvecklat en funktion för att checka ut respektive checka in processer och verksamhetsområden. I korthet fungerar det så här:

Om jag som ansvarig för den övergripande processkartan vill delegera arbetet med en process eller ett verksamhetsområde så använder jag den speciella funktionen. Då händer följande.

•Processen blir låst för vidareutveckling i huvudprocesskartan.
•Överst på den aktuella kartan står datum för utcheckningen och namn på mottagaren.
•Samtidigt skapas ett nytt projekt med den utcheckade processen.

Mottagaren av den utcheckade processen förfogar därefter själv över dess vidareutveckling. Om referenser finns till andra processer i huvudkartan så bryts de naturligitvis, men bara tillfälligt.

När mottagaren är färdig med utvecklingsarbetet så checkas processen in i huvudprocesskartan och de brutna referenserna återtas.

Ett stort antal medarbetare kan alltså arbeta parallellt med var sina processer som när de är klara checkas in i huvudprocesskartan.

Erfarenhetsutbyte och goda exempel
För att slippa att "uppfinna hjulet på nytt" kan man använda sig av erfarenheter och goda exempel från kollegor som arbetar med liknande frågor i andra verksamheter.

Kundförteckningen på VisAlfas webbplats ger en bra översikt över vad som pågår när det gäller process-
utveckling och informationsredovisning. Du lär dig hos vilka användare du kan leta för att hitta det du söker!

Genom Kunskapsbanken som också finns på VisAlfas webbplats får du tillgång till ett växande antal goda exempel på processutveckling och informationsredovisning.

Därifrån kan du hämta strukturer och processer för att använda som utgångspunkt för arbetet i ditt eget projekt. Och strukturnumreringen är inget problem. VisAlfa anpassar numren automatiskt efter den struktur som gäller hos dig!