En verksamhetsstruktur baserad på KLASSA

Det nya sättet att redovisa verksamhetsinformation har accentuerat behovet av en gemensam struktur för verksamhetsbeskrivning inom den kommunala sektorn.

Mot den bakgrunden är det tacknämligt att SKL:s KLASSA-projekt nu presenterar sitt förslag till struktur för informationsklassning. (Se förra Månadens Fokus).

Eftersom det här är en viktig fråga för VisAlfa och våra användare så har vi försökt utvärdera den föreslagna strukturen för att bedöma dess möjlighet att fungera som underlag för en gemensam verksamhets-beskrivning.

Vi har diskuterat KLASSA:s förslag med några av våra användare som vi bedömer har arbetat mest praktiskt med verksamhetsbaserad informationsredovisning.

Vi ser frågan som en viktig angelägenhet såväl för dem som arbetar med informationsredovisning som för dem som är engagerade i verksamhetsutveckling. Därför har vi även rådfrågat några av våra användare som är engagerade i verksamhetsutveckling.

Den 14:e oktober arrangerades inom ramen för den fördjupade förstudien för E-arkiv i Kronoberg och Blekinge ett seminarium för utvärdering av KLASSA. VisAlfa var inbjuden att delta.

Det visade sig att vi deltagare hade en stor samsyn i dessa frågor, och resultatet kan sammanfattas så här:

Den struktur som KLASSA-projektet presenterar är utmärkt som utgångspunkt. Logisk och genomtänkt.

Ett antal mindre justeringar i själva innehållet behöver göras och kraven på dessa kommer att framföras den ordinarie vägen till KLASSA-projektet.

Utifrån våra samlade erfarenheter av att arbeta praktiskt med verksamhetsstrukturer föreslår vi följande förenklingar inför den praktiska tillämpningen:

1. Begreppet verksamhetstyp tas bort. Det är viktigt att få ner antalet beskrivningsnivåer, och genom detta minskar vi strukturen för kärnprocesser med en nivå. Läs här hur det är tänkt att genomföras.

2. Den så kallade 0-nivån som är introducerad för informationsklassningen elimineras i verksamhets-strukturen. Den finns kvar som option om man vid något tillfälle upplever att beskrivningen med hjälp av den skulle bli tydligare.

3. De understa nivåerna behöver tas bort. En allt för detaljerad strukturering leder till problem för både informationsredovisare och verksamhetsutvecklare.

Syftet med den sista punkten är att underlätta för informationsredovisarna och att så långt möjligt minska risken för att verksamhetsutvecklingen blir fastlåst i för stela strukturer.

Sammanfattningsvis tror vi att vi med dessa åtgärder kan bidra till att KLASSA får den breda användning som vi alla önskar.