En tillämpning av KLASSA-projektets struktur för verksamhetsbeskrivning

Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor vid Sveriges kommuner och landsting tillsatte 2012 ett projekt i syfte att ta fram en gemensam struktur för att klassificera kommunala verksamheter.

Strukturen är i första hand tänkt för informations-redovisning. Att användas i alla sammanhang där en verksamhetsstruktur krävs, exempelvis diarieplan, dokumenthanteringsplan och arkivförteckning.

Ett förslag till en sådan struktur finns nu framme, och den är ute på remiss. Det är ett angeläget och välkommet förslag.

För att illustrera hur den föreslagna strukturen ter sig i tillämpning så har Jessika Svedberg, projektledare i Växjö kommun, lagt in den i VisAlfa. Så här ter den sig som kartstruktur respektive tabell:


Kartstruktur Tabell

Jessika har följande kommentar till arbetet.
"Vi i Växjö står inför utmaningen att införa en ny e-förvaltningsplattform, där systemstöd för diarie- och ärendehantering även finns med. Samtidigt arbetar vi med förstudie för e-arkiv. Som en följd av detta försöker vi tänka processorienterad informationsredovisning hela vägen. Vi har tittat på förslag till gemensam klassificeringsstruktur, via KLASSA-projektet. För att kunna ge synpunkter och föra en intern diskussion behövde vi kunna visa arbetet på ett pedagogiskt sätt, där kom VisAlfa in som verktyg.

Klassificeringsstrukturen som nu publiceras är bara ett första utkast och inte helt komplett, alla noder från de tre publicerade excelarken finns med, däremot ej alla anmärkningar. Vi väljer ändå att dela med oss för att fler ska kunna ta del av resultatet och testa att navigera i strukturen.

För att se hela informationsredovisningen, från de övergripande nivåerna ner till verksamheternas processer har jag lagt in ett exempel som låg här på kunskapsbanken, gällande överförmyndarverksamhet. Klicka dig ner via: Ledning, Annan myndighets utövning, överförmyndarverksamhet, där finns processer med handlingsslag och handlingstyper."


Vi på VisAlfa tror att verksamheten behöver en gemensam verksamhetsstruktur för alla sammanhang där man vill beskriva sina processer: systemutveckling, informationsredovisning, processledning, Lean, e-tjänster osv.

För det krävs att alla, såväl utvecklare som alla de medarbetare som ska arbeta i processerna ska finna strukturen praktisk och användbar.

Det är därför viktigt att vi får en bred diskussion kring den - hur den kan fungera i praktisk tillämpning och vara till nytta.

Vi på VisAlfa vill på olika sätt bidra till att denna diskussion kommer i gång och blir konstruktiv.

Länken nedan går till samrådsgruppen, och där finns ett forum där diskussionen kan föras. Vi kommer även att vidga den till Arkivet.

Länk till samrådsgruppens KLASSA-projekt.