Offentlighetsprincipen som drivkraft för processarbetet

Processtänkande har sitt ursprung i industrin. Det speciella fokus på kund och kundnytta som man vill uppnå har varit den kanske viktigaste drivkraften.

Den offentliga sektorn har kunnat ta över konceptet i stort sett ograverat, men med ett väsentligt undantag. Kravet på insyn i verksamheten ställs på ett annat sätt än inom industrin. De flesta handlingar som en myndighet hanterar är offentliga.

Man brukar säga att offentlighetsprincipen ställer tre olika krav på insyn i verksamheten.
1. Ärendeinsyn
2. Verksamhetsinsyn
3. Kunskapsinsyn

Ärendeinsynen innebär möjlighet att efterfråga och ta del av handlingar i ett specifikt ärende.

Verksamhetsinsyn innebär bland annat att motsvarande möjlighet ges beträffande handlingar i hela verksamheten det vill säga ”över ärende-gränserna”.

Även myndighetens verksamhet utanför själva ärendehanteringen ingår, exempelvis planering, handläggningsrutiner och ekonomiadministration.

I kunskapsinsynen ingår bland annat att medborgaren ges tillfälle att inhämta kunskap om vilken information som finns tillgänglig i verksamheten och i vilka sammanhang den har skapats.

Det är just dessa insynskrav som den processbaserade informationsredovisningen med VisAlfa tillgodoser.

• Den visar i vilket sammanhang, i vilken process, den aktuella handlingstypen skapas

• Den redovisar all verksamhetens information, inte bara den som är föremål för ärendehantering

• Den ger en hanterbar överblick över hela verksamheten vilket gör det möjligt för utomstående att snabbt sätta sig in i den och lära sig vilka handlingar som finns

Här hittar vi en av orsakerna till VisAlfas framgång. Det räcker inte längre med ett verktyg som enbart beskriver verksamhetens processer.

Handlingstyperna måste finnas med, och det av flera orsaker.

En är som nämnts att vi behöver beskriva i vilket sammanhang de har skapats.

En annan är att vi behöver på ett klart och tydligt sätt kunna styra handläggarnas hantering av de olika handlingstyperna. Att de förvaras korrekt och att de inte gallras av misstag eller oförstånd.