Personakten utgör grunden för dokumentationen i ett enskilt ärende. Handlingar som inkommer eller upprättas i ärenden som rör en eller flera personer ska förvaras i en personakt. Dokumentationen ska utvisa ansökan, utredning och beslut, insatser samt uppföljning.
Handlingar som tillförs ärendet av endast tillfällig betydelse under handläggningen kan gallras.
Räkenskapsinformation bevaras 10 år och bör inte förvaras i personakten. Digitala uppgifter exporteras till ekonomisystemet. (Senast vid gallringstillfället) "Normberäkning i system, skickas till klienten (inkomst/utgift) i samband med utbetalning".
Årlig gallring av personakter 5 år efter sista anteckning!*Avslutas - rensas akten, receptionen bevarar i 5år därefter gallras.
Undantag från gallring för forskningens behov:
Personer födda den 5, 15, 25 varje månad. 12 kap 1-2 §§ SoL (gäller även digital information). Dessa personakter är ej till för socialtjänstens behov och överlämnas vid gallringstillfället* till arkivmyndigheten!
Bevaras/Gallras: Vid
inaktualitet
Förvaringsplats: Handläggare
Sekretess: Nej
Ansvar: Handläggare
Registrering: Systematisk
förvaring
Anmärkning: AME, SFI,
praktikplats etc
Bevaras/Gallras: 5 år/Bevaras
Förvaringsplats: Personakt/Närarkiv
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare
Registrering: Systematisk
förvaring
Bevaras/Gallras: 5 år/Bevaras
Förvaringsplats: Server/Personakt
Sekretess: Ja
Ansvar: Handläggare
Registrering: Verksamhets
system
Anmärkning: Vid avslut
skrivs alla journalanteckningar
ut och läggs till akten.
Bevaras/Gallras: 2 år
Förvaringsplats: Personakt/Närarkiv
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare
Registrering: Systematisk
förvaring
Bevaras/Gallras: 5 år/Bevaras
Förvaringsplats: Server/Personakt
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare
Registrering: Verksamhets
system
Anmärkning: Vid beviljande
beslut av norm eller
avslag. Om man inte uppfyller
kriterierna kan man begära
ett skriftligt avslag.
Bevaras/Gallras: 10 år
Förvaringsplats: Handläggare
2 år därefter gallringsarkiv
Sekretess: Nej
Ansvar: Handläggare
Registrering: Systematisk
förvaring
Anmärkning: Underlag
för utbetalning förvaras
ej i personakt
Bevaras/Gallras: 5 år/Bevaras
Förvaringsplats: Server/Personakt
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare
Registrering: Verksamhetssystem
Anmärkning: Upprättade,
inkommande , utgående
handlingar
System: E-post kan antingen
kopieras in i journalen
eller antecknas om att
e-post inkommit och lagts
i akten
Bevaras/Gallras: Vid
inaktualitet
Förvaringsplats: Personakt/Närarkiv
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare
Registrering: Nej
Bevaras/Gallras: 2 år
Förvaringsplats: Personakt/Närarkiv
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare
Registrering: Systematisk
förvaring
Anmärkning: 2 år efter
att kontraktet upphört
Bevaras/Gallras: Vid
inaktualitet
Förvaringsplats: Personakt/Närarkiv
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare
Registrering: Nej
Bevaras/Gallras: Vid
inaktualitet
Förvaringsplats: Personakt/Närarkiv
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare
Registrering: Nej
Bevaras/Gallras: Vid
inaktualitet
Förvaringsplats: Personakt/Närarkiv
Sekretess: Ja
Ansvar: Handläggare
Registrering: Nej
Anmärkning: Alla utbetalningar
i systemet. Ligger längst
fram i personakt. Endast
för handläggaren
Bevaras/Gallras: 5 år/Bevaras
Förvaringsplats: Personakt,
analog
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare
Registrering: Systematisk
förvaring
Anmärkning: Överenskommelser,
handlingsplaner, arbetsplaner
mm
Upprättas inom 3 månader
i nytt ärende, ska finnas
i alla ärenden uppdateras
Bevaras/Gallras: 5 år/Bevaras
Förvaringsplats: Personakt/Närarkiv
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare
Registrering: Diarieföring
Anmärkning: Förvaltningsdomstol
Bevaras/Gallras: 5 år/Bevaras
Förvaringsplats: Personakt/Närarkiv
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare
Registrering: Verksamhetssystem
Bevaras/Gallras: 5 år/bevaras
Förvaringsplats: Personakt/Närarkiv
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare
Registrering: Verksamhetssystem
Anmärkning: Samordnad
individuell plan
Bevaras/Gallras: Vid
inaktualitet
Förvaringsplats: Personakt/Närarkiv
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare
Registrering: Nej
Bevaras/Gallras: Vid
inaktualitet
Förvaringsplats: Personakt/Närarkiv
Sekretess: Ja
Ansvar: Handläggare
Registrering: Nej
Anmärkning: Närvarorapporter
om undervisning och praktik,
kvitton, ersättningar.
Se process 3.8
Bevaras/Gallras: 5 år/Bevaras
Förvaringsplats: Personakt
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare
Registrering: Systematisk
förvaring
Bevaras/Gallras: Vid
inaktualitet
Förvaringsplats: Personakt/Närarkiv
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare
Registrering: Nej
Bevaras/Gallras: 5 år/Bevaras
Förvaringsplats: Personakt/Närarkiv
Sekretess: Ja
Ansvar: Handläggare
Registrering: Verksamhetssystem
Bevaras/Gallras: Vid
inaktualitet
Förvaringsplats: Personakt/Närarkiv
Sekretess: Ja
Ansvar: Handläggare
Registrering: Nej
Bevaras/Gallras: Vid
inaktualitet
Förvaringsplats: Handläggare
Sekretess: Nej
Ansvar: Handläggare
Registrering: Nej
Anmärkning: Anteckningar
från telefonsamtal. Rensas
när informationen skrivits
in i ärendeblad och journal.
Om ärendet inte öppnas
sätts in i "enstaka pärmen"
i receptionen.
Bevaras/Gallras: 5 år/Bevaras
Förvaringsplats: Personakt
Ansvar: Handläggare
Registrering: Systematisk
förvaring
Anmärkning: Folkbokföring,
bilregister,företagsregistret,,
Försäkringskassan, arbetförmedling,
CSN, A-kassa mm
Bevaras/Gallras: 5 år/Bevaras
Förvaringsplats: Server/Personakt
Sekretess: Ja
Ansvar: Handläggare
Registrering: Verksamhetssystem
Bevaras/Gallras: Vid
inaktualitet
Förvaringsplats: Personakt/Närarkiv
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare
Registrering: Nej
Bevaras/Gallras: 5 år/Bevaras
Förvaringsplats: Handläggare
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare
Registrering: Nej
Bevaras/Gallras: Vid
inaktualitet
Förvaringsplats: Server
Sekretess: Ja
Ansvar: Försörjningsstödsgruppen
Registrering: Verksamhetssystem
Anmärkning: Uträkning
vad som beviljas eller
inte. Skickas hem till
klient. Ligger kvar digitalt
i (sofia) systemet i
ärendet (pnr) nås efter
avslutat ärende sök på
"alla handlingar som
berör person"
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaringsplats: Personakt/Närarkiv
Sekretess: Ja
Ansvar: Handläggare
Registrering: Diarieförs
Anmärkning: Se process
3.8
Bevaras/Gallras: 5 år/Bevaras
Förvaringsplats: Server/Personakt
Sekretess: Ja
Ansvar: Handläggare
Registrering: Verksamhetssystem
Anmärkning: Upprättas
vid öppnade av nytt ärende
Bevaras/Gallras: 10 år
Förvaringsplats: Handläggare
2 år därefter gallringsarkiv
Sekretess: Nej
Ansvar: Handläggare
Registrering: Nej
Anmärkning: Underlag
för utbetalning förvaras
ej i personakt
Bevaras/Gallras: Vid
inaktualitet
Förvaringsplats: Handläggare
Sekretess: Nej
Ansvar: Handläggare
Registrering: Systematisk
förvaring
Bevaras/Gallras: 5 år/Bevaras
Förvaringsplats: Närarkiv/Server
Sekretess: Ja
Ansvar: Handläggare
Registrering: Verksamhets
system
Anmärkning: Årlig gallring
av personakter: gallras
5 år efter sista anteckning.
Undantag från gallring
för forskningens behov:
Personer födda den 5,
15, 25 varje månad. 12
kap 1-2 §§ SoL (gäller
även digital information).
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaringsplats: Personakt/Närarkiv
Sekretess: Ja
Ansvar: Handläggare
Registrering: Diarieförs
Anmärkning: Se process
3.8
Bevaras/Gallras: Vid
inaktualitet
Förvaringsplats: Personakt
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare
Registrering: Systematisk
förvaring
Anmärkning: Meddelanden
från t ex hyresvärd,
elbolag, kronofogdemyndighet
om skulder, uppsägning
och avhysning
Bevaras/Gallras: Vid
inaktualitet
Förvaringsplats: Handläggare
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare
Registrering: Nej
Bevaras/Gallras: 5 år/Bevaras
Förvaringsplats: Personakt/Närarkiv
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare
Registrering: Nej
Anmärkning: För att bryta
sekretessen
Bevaras/Gallras: Vid
inaktualitet
Förvaringsplats: Personakt/Närarkiv
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare
Registrering: Nej
Bevaras/Gallras: Vid
inaktualitet
Förvaringsplats: Personakt/Närarkiv
Sekretess: Förekommer
Ansvar: Handläggare
Registrering: Nej