Strukturenhet	Processnamn	Handlingsslag	Handlingstyp	Gallring	Förvaringsplats	Sekretess	Ansvar	Registrering	Anmärkning	Markerad
1	Leda och styra folkhögskoleverksamheten
1.1	Fatta politiska beslut
1.1		Styrelsehandlingar	Kallelser	Bevaras				Diarieförs	Kallelser, föredragningslistor m.m. som används som register/innehållsförteckning till protokollen bevaras och förvaras tillsammans med protokollen	Nej
1.1			Dagordning	Bevaras				Diarieförs		Nej
1.1			Handlingar	Bevaras	Säkerhetsskåp	Nej	Nämndsekreterare	Diarieförs	Här skriver vi in löpande text i ett anmärkningsfält	Nej
1.1			Protokoll	Bevaras				Diarieförs	Folkhögskolornas protokoll upprättas på papper med kvaliteten Svenskt Arkiv 80 eller 100 g/m2	Nej
1.2	Planera och följa upp
1.2		Handlingar i planering och uppföljning	Budget och flerårsplaner	Bevaras				Diarieförs		Nej
1.2			Strategier, policies,rikt linjer - övriga	Bevaras				Diarieförs	Avser folkhögskolornas egna policies och riktlinjer som inte förekommer som separat handlingstyp i denna process	Nej
1.2			Handlings- och utvecklingsplan	Bevaras				Diarieförs	Ett arkivexemplar av varje version bevaras	Nej
1.2			Folkbildnings- rådets mål/an visningar	Bevaras				Diarieförs		Nej
1.2			Årsredo visningar	Bevaras				Diarieförs		Nej
1.2			Folkbildnings rådets underlag för statistik	Vid inaktualitet					Underlag för rapportering till Folkbildningsrådet	Nej
1.2			Arbetsmiljö redovisningar	Bevaras				Diarieförs		Nej
1.2			Delårsbokslut	Bevaras				Diarieförs		Nej
1.2			Brandplaner	Bevaras				Diarieförs		Nej
1.2			Styrkort/Nyckel tal	Bevaras				Diarieförs	Beskrivning av respektive folkhögskolas övergripande styrkort/nyckeltal	Nej
1.2			Revisions protokoll	Bevaras				Diarieförs		Nej
1.2			Kvalitets redovisningar	Bevaras				Diarieförs		Nej
1.2			Protokoll, mötesanteckn	Se anmärkning					Protokoll/minnesanteckningar från verksamhetsmöten bevaras om de dokumenterar beslut och gallras efter 2 år om de endast är av tillfällig betydelse	Nej
1.2			Miljöredovis ningar	Bevaras				Diarieförs		Nej
1.2			Statistik	Se anmärkning					Sammanställd statistik bevaras om den ingår i verksamhetsberättelse eller liknande. Statisktiskt underlag till folkbildningsrådet: Se Folkbildningsrådet	Nej
1.2			Skyddsronds protokoll	Bevaras				Diarieförs		Nej
1.3	Bereda ärenden
1.3		Ärendehandläggning	Korrespondens	Se anmärkning				Diarieförs om ärende	1. Cirkulär för kännedom, externa, vid inaktualitet. Förutsatt att handlingen inte föranlett någon åtgärd och inte heller tillfört sakuppgift i något ärende 2. Handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd gallras vid inaktualitet, om de även i övrigt är av ringa betydelse. 3. Inkomna och expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär, gallras vid inaktualitet. 4. Korrespondes av vikt bevaras (brev, e-post, fax etc)	Nej
1.3			Arbetsmaterial	Vid inaktualitet					Avser underlag, utkast/koncept och minnesanteckningar i ett pågående ärende. Dessa kan gallras när sammanställning eller annan bearbetning skett och då handlingarna inte heller fyller någon funktion i dokumenthanteringsplanens övriga processer	Nej
1.3			Tjänste anteckningar	Bevaras			Diarieförs		Tjänsteanteckningar etc av vikt i ärende	Nej
1.3			Utredningar	Bevaras				Diarieförs		Nej
1.3			Beslut	Se anmärkning				Diarieförs	Dokumenterade beslut(brev, fax, e-post etc) är en del av ärende och ska bevaras	Nej
1.3			Remissärenden	Bevaras				Diarieförs	Inkommande remisser och remissvar/yttranden	Nej
1.4	Informera, internt/externt
1.4		Förvaltnings information	Webbsidor interna/externa	Se anmärkning				Nej	Handlingar producerade av folkhögskolan som upprättas endast i syfte att läggas ut på webben t ex intervjuer, artiklar om organisationsförändringar, nyhetsbrev (motsv.). Dessa tas ut på papper och bevaras. Handlingar och texter som genom sitt informationsinnehåll är av tillfällig eller ringa betydelse kan gallras/raderas när de inte längre behövs för sitt ändamål, t.ex öppettider, Ej unika handlingar på webben, med ursprung någon annanstans hos förvaltningen i form av rapporter, pressmeddelanden, protokoll, statistik, årsredovisningar, platsannonser m.m. och som arkiveras t.ex. i diarieakten. Den elektroniska versionen (på webben) av dokumentet betraktas då som en kopia och får gallras "vid inaktualitet". Unika handlingar på webben. Med unikt avses främst presentationen/gränssnittet mot besökaren på webbplatsen, dvs. utseende och struktur kan gallras vid inaktualitet under förutsättning att startsidan (skärmdump av presentationen) samt hemsidans struktur/ karta tas ut på papper en gång per år och/eller vid större uppdateringar och bevaras.	Nej
1.4			Nyhetsbrev/ Tidningar etc	Bevaras				Nej	Folkhögskolans egenproducerade. Elektroniska nyhetsbrev skrivs ut på papper och bevaras	Nej
1.4			Telefon kataloger, interna	Bevaras				Nej	Ett arkivexemplar bevaras varje år. Om telefonlistan publiceras elektroniskt skrivs ett arkivexemplar ut en gång per år	Nej
1.4			Trycksaker, egenprodu cerade	Bevaras				Nej	Ett exemplar av varje produkt bevaras	Nej
1.4			Bildbanker, foto dokumentation	Bevaras				Nej	Fotodokumentation från evenemang, händelser m.m. som rör verksamheten och det sociala livet på folkhögskolan	Nej
1.4			Skolkataloger, elever	Bevaras				Nej		Nej
1.5	Arbeta i projekt
1.5		Projektdokumentation	Direktiv/Upp dragshandl	Bevaras				Diarieförs	Avser uppdragsbeskrivning, målbeskrivning, uppdragsavtal etc. Handlingen diarieförs för att synliggöra projektet i diariet	Nej
1.5			Samarbets avtal/överens kommelser	Bevaras				Nej		Nej
1.5			Beslut	Bevaras				Nej	Handlingar som dokumenterar beslut i projektet	Nej
1.5			Rapportering, utvärdering	Bevaras				Diarieförs	Avser delresultat och slutresultat. Diarieförs för att tillkännage att projektet avslutats	Nej
1.5			Planläggnings dok	Bevaras				Nej	Avser projektplaner, förstudier, timplaner, anvisningar i projektet, projektbudget	Nej
1.5			Trycksaker, publikationer	Bevaras				Nej	Ett exemplar av de tryckta produkter som projektet producerar bevaras	Nej
1.5			Projekt organisation	Bevaras				Nej	Avser dokumentation om projektsammansättning, projektledare, deltagare, delprojekt, tilldelade resurser, budgetansvar, attestregler, riktlinjer och policies	Nej
1.5			Mötes anteckningar	Se anmärkning				Nej	Minnesanteckningar/protokoll med dagordning och deltagarlista bevaras då dessa dokumenterar projektets utveckling och beslut. Minnesanteckningar av tillfällig betydelse gallras vid inaktualitet	Nej
2	Stödja verksamheterna
2.1	Registrera/ Diarieföra
2.1		Ärendehandläggning	Diarieplan							Nej
2.1			Diarium							Nej
2.1			Dokument hanteringsplan							Nej
2.1			Arkiv förteckning							Nej
2.1			Arkiv beskrivning							Nej
2.1			Diarieförda handlingar							Nej
2.2	Administrera ekonomi
2.3	Administrera personal
2.3.1	Rekrytera
2.3.1		Rekryterings- och tillsättningshandlingar	Tillsättnings handlingar	Se anmärkning					Behovsanalys, annons (utskriven på papper), krav-/ansvarsprofil och beslut om tillsättning bevaras.Bedömningsanteckningar och noteringar vid intervjuer gallras efter 2 år	Nej
2.3.1			Sekretess förbindelse	Bevaras					I personalakt	Nej
2.3.1			Ansökan, erhållen tjänst	Bevaras					Inkl betyg, intyg, utdrag från belastningsregister, tystnads-/sekretessförbindelse, läkarintyg nattarbete, intyg om hälsokontroll enligt livsmedelslagen etc	Nej
2.3.1			Registerutdrag belastnings register	Bevaras					(om sådant finns) Bevaras i personalakt för den som fått tjänsten. Utdrag från övriga sökanden gallras efter 2 år	Nej
2.3.1			Ansökan, ej erhållen tjänst	2 år					Inkl betyg, intyg, utdrag från belastningsregister, tystnadsplikts-/sekretessförbindelse, läkarintyg nattarbete, intyg om hälsokontroll enligt livsmedelslagen m.m.	Nej
2.3.1			Personalakt	Bevaras					I personalakten placeras bl.a. följande handlingstyper: anställningsbevis, arbetsskadeanmälan/-utredning, avgångsanmälan, avgångsvederlag (beslut), betyg och intyg som följer ansökningshandlingarna (det räcker med att en uppsättning betyg motsvarande finns i personalakten), disciplinärende (dokumentation ang.), dödsfall (handlingar ang.), gratifikation (dokumentation om erhållen), hälsodeklaration vid nyanställning (gäller i fråga om hantering av vissa livsmedel), lönebidrag (beslut), löne-/uppdragstillägg, lönekort (matrikelkort, årskort, frånvarokort, semesterkort), nattarbete (handlingar från läkarundersökn), omplaceringsärende, pensionsunderlag, rehabiliteringsärende, resestipendier, sjukersättning, tidsbegränsad och tillsvidare (beslut), tjänstbarhetsintyg, tjänstgöringsintyg/betyg från arb.givare, tystnadspliktsintyg, utdrag ur belastningsregister, vaccinationskort, varsel enl LAS (som resulterar i avslutad anställning). Handlingar som anses känsliga kan läggas i ett förslutet kuvert i personalakten	Nej
2.3.1			Ansökan, övriga varia tioner	Se anmärkning					1) Om rekryteringsföretaget tar emot ansökningar utifrån en självständig ställning gentemot myndigheten blir ansökningen allmän handling först när den lämnas till förvaltningen. Där ska den hanteras enligt dokumenthanteringsplanen 2) Ansökningar när tjänsten dras tillbaka, 2 år 3) Ansökan som återtas av den sökande, 2 år 4) Ansökningar, spontana inkl svar, praktik och arbete, om personen anställs ska ansökningshandlingarna bevaras. Övriga spontant inkommande ansökningar gallras vid inaktualitet	Nej
2.3.1			Personalsyst Heroma	Se anmärkning					Systemägaren för Heroma ansvarar för att tillsammans med Regionarkivet ta fram beslut på vilken information som ska bevaras på sikt och vilken som ska gallras samt komma överens om formerna för leverans till Regionarkivet	Nej
2.3.1			Anställnings avtal/placerings meddelande	Bevaras					Här ingår även ändringsmeddelande gällande anställning. Gäller även timanställning, visstidsanställning, vikariat, säsongsarbete och provanställning	Nej
2.3.1			Hälso deklaration	Se anmärkning					Om sådan lämnas av den som fått tjänsten så bevaras den. Hälsodeklarationer från övriga sökanden gallras efter 2 år	Nej
2.3.1			Anställnings avtal, underlag	2 år					Underlag endast för att framställa avtalet, förvaras på HR-enhet eller hos löneservice om tjänsten köps där	Nej
2.3.1			Lönebidrags handlingar	Se anmärkning					Beslut om lönebidrag, bevaras Handlingsplan för lönebidragsanställd,bevaras Avisering om utbetalt belopp, 10 år	Nej
2.3.1			Föreckning/ Sammanställning över sökande	Bevaras					Avser även lista över utvalda sökande hos rekryteringsföretag	Nej
2.3.2	Betala ut lön
2.3.2		Handlingar i löneadministration	Tjänstgörings scheman	Se anmärkning					Finns digitalt i Heroma	Nej
2.3.2			Kontroll uppgifter	Bevaras					Finns i pappersform före 2001-11 då Palett/Heroma togs i bruk. Därefter digitalt i Heroma.	Nej
2.3.2			Rapport, arvodister	10 år					Förtroendemannaarvoden, konsultarvoden, utbidlningsarvoden, försökspersonsarvoden m.m.	Nej
2.3.2			Lönebeslut, övriga	Bevaras						Nej
2.3.2			Frånvaro- rapportering	Se anmärkning					Rapportering sker i Heroma	Nej
2.3.2			Grundlistor	Bevaras					Avser grundlistor före Heroma	Nej
2.3.2			Reseräkningar	10 år					Verifikation	Nej
2.3.2			Läkarintyg, sjukdom	2 år					Avser kopia om sådan tas emot. Originalet skickas till Försäkringskassan	Nej
2.3.2			Personalfört. övertidsjournal	2 år					Rapport från Heroma med underskrift	Nej
2.3.2			Ersättning via lön	10 år					Rutin för betalning av egna utlägg via personalsystemet. Blankett och kvitto (t ex läkarvård, friskvård, parkeringskvitton etc)	Nej
2.3.2			Tjänstgörings rapporter	2 år					Rapport som innehåller underskrift av chef/anställd	Nej
2.3.2			Ersättning för studier	Bevaras					Notering i Heroma	Nej
2.3.2			Läkarintyg, vård av barn	2 år					Avser kopia om sådan tas emot. Originalet skickas till Försäkringskassan	Nej
2.3.3	Samver- kan/utveckling	Samverkans dokumentation	Utvecklings samtal	Se anmärkning					Dokumenterade överenskommelser samt utvecklingsplaner/målkort gallras när anställningen upphör eller efter överenskommelse vid byte av chef.	Nej
2.3.3			Tvisteförhand ling, protokoll	Bevaras						Nej
2.3.3			Kompetens satsning	Bevaras					Viktiga handlingar rörande kompetenssatsning på personal	Nej
2.3.3			Samverkans avtal	Bevaras						Nej
2.3.3			Samverkans protokoll	Bevaras					Minnesanteckningar från arbetsplatsträff får gallras efter 2 år	Nej
2.3.3			Arbetsmiljö utredningar	Bevaras						Nej
2.3.3	Samverkan/utveckling
2.3.4	Händelser under anställ ningen
2.3.4		Anställnings dokumentation	Arbetsskade handlingar	Se anmärkning					Anmälan arbetsskada/tillbud, beslut och läkarintyg rörande arbetsskada bevaras tillsammans med övrig utredningsdokumentation i personalakt. Handlingar som anses känsliga kan förvaras i förslutet kuvert i personalakt	Nej
2.3.4			Handlingar i rehabiliterings ärende	Se anmärkning					Särskilt läkarutlåtande, rehabutredning/rehabplan samt beslut/avslag om ersättning bevaras i personalakten	Nej
2.3.4			Handlingar i disciplinärende	Bevaras					Avser t ex underlag, underrättelse, varning, avsked	Nej
2.3.4			Handlingar ang Gratifikation	Bevaras					Avser bl a minnesgåva, inkl underlag och övrig dokumentation t ex tal etc.	Nej
2.3.4			MBL protokoll							Nej
2.3.4			Förhandlings protokoll, löne översyn	Bevaras					Uttag av lista från "Löneöversyn i Heroma. Digital uppgift till lönefunktion via förhandlingsmodulen i Heroma	Nej
2.3.4			Polisanmälan	Bevaras						Nej
2.3.4			Skade ersättning	Bevaras						Nej
2.3.5	Förändrat anställnings förhållande
2.3.5		Omställnings dokumentation	Sjukersättning, beslut	Bevaras					Originalet hos den anställde eller hos Försäkringskassan	Nej
2.3.5			Omplacerings ärende	Bevaras					Avser samtliga handlingar och egen dokumentation som är av vikt i ärendet.	Nej
2.3.5			Handlingar i LAS-ärende	Se anmärkning					Handlingar som leder till avslutad anställning, inklusive mottagningsbevis bevaras. LAS-bevakningslistor gallras vid inaktualitet	Nej
2.3.5			Avtal, lokala	Bevaras					Förvaltningsspecifika avtal och anvisningar	Nej
2.3.6	Avsluta anställning
2.3.6		Dokumentation avslutad anställning	Avgångs anmälan	Bevaras					Uppsägning, från arbetsgivaren. Se Varsel	Nej
2.3.6			Arbetsgivar intyg	Se anmärkning					Förväxlas ej med "Betyg". Sista utfärdade arbetsgivarintyget bevaras i personalakten: Gäller anställningar före Paletts införande 2001-11. Arbetsgivarintyg som gäller anställningstider efter Paletts införande kan förvaras i pärm hos personalassistent och gallras vid inaktualitet.	Nej
2.3.6			Avgångs vederlag beslut	Bevaras						Nej
2.3.6			Beslut om upp sägning, arb.giv initiativ	Bevaras					Original läggs i personalakten	Nej
2.3.6			Betyg/intyg personutvärd	Bevaras					Avser tjänstgöringsbetyg, arbetsgivarintyg av personutvärderande karaktär. Se även "Arbetsgivarintyg"	Nej
2.3.6			Dödsfall, handlingar om	Bevaras					Förvaras i personalakt	Nej
2.3.6			Pensions handlingar	Bevaras					Pension, ålders- och särskild ålderspension bevaras. Avser pensionsansökningar och beslut under pågående anställning. Placeras i personalakt	Nej
2.3.6			Varsel, avgån- gsanmälan uppsägning	Bevaras					Förvaras i personalakten. Se även LAS-handlingar	Nej
2.4	Administrera inköp
2.4		Inköpshandlingar	Anbud/offerter							Nej
2.4			Beslut							Nej
2.4			Avtal							Nej
2.4			Beställningar							Nej
2.4			Beställnings bekräftelser							Nej
2.4			Avrop/Be ställning mot ramavtal							Nej
2.4			Följesedlar							Nej
3	Forma och följa upp kurser
3.1	Planera kurser
3.1		Kursdokumentation	Beslut läsårstider	Bevaras				Diarieförs		Nej
3.1			Scheman	Bevaras				Diarieförs	Avser slutgiltigt schema för kurs. Övriga gallras vid inaktualitet	Nej
3.1			Kursbe- skrivningar	Bevaras				Diarieförs		Nej
3.1			Målbe- skrivningar	Bevaras				Diarieförs		Nej
3.1			Kursledarbrev	Bevaras				Diarieförs		Nej
3.1			Riktade kurser	Bevaras					Avser kursbeskrivning och tillhörande dokumentation för riktade kurser	Nej
3.2	Marknads- föra kurser	Marknadsförings dokumentation, kurser	Hemsides- presentationer	Bevaras				Nej	En utskrift av den marknadsföring som sker på hemsidan	Nej
3.2			Marknadsfö- ringsprodukter	Bevaras				Nej	Ett exemplar av egenproducerade marknadsföringsprodukter, foldrar etc	Nej
3.2	Marknadsföra kurser
3.3	Utvärdera kurser
3.3		Kursutvärderingar	Elevutvärd- eringar	Se anmärkning				Nej	Sammanställning/resultat av utvärderingen bevaras tillsammans med ett exemplar av utvärderingsformulär, motsvarande. Om sammanställning förs kan enskilda ifyllda utvärderingar gallras vid inaktualitet	Nej
4	Bedriva utbildning
4.1	Läsårs- förberedelser	Planerings dokumentation undervisningen	Ordnings regler	Bevaras				Diarieförs		Nej
4.1			Beslut om läsårstider	Bevaras				Diarieförs		Nej
4.1			Tjänstgörings- schema	Vid inaktualitet				Nej		Nej
4.1			Undervisnings scheman	Vid inaktualitet				Nej		Nej
4.1			Salscheman	Vid inaktualitet				Nej		Nej
4.1	Läsårsförberedelser
4.2	Skriva in elever
4.2		Inskrivningshandlingar	Ansöknings- blankett	Bevaras				Nej		Nej
4.2			Ansökan om förstärknings- bidrag	Bevaras				Diarieförs	Ansökan om statsbidrag vid funktionsnedsättning sker digitalt. Ansökan skrivs ut och bevaras tillsammans med beslut	Nej
4.2			Personligt brev	Bevaras				Nej	Förvaras med elevens handlingar	Nej
4.2			Personbevis	Efter kursens slut				Nej		Nej
4.2			Betyg som in- kommer med ansökan	Efter kursens slut				Nej		Nej
4.2			Behörighets- intyg	Efter kursens slut				Nej		Nej
4.2			Arbetsintyg	Efter kursens slut				Nej		Nej
4.2			CSN-Ansökan	Efter kursens slut				Nej		Nej
4.2			Informations häfte	Bevaras				Nej	Information om kursen som sänds ut till den sökande	Nej
4.2			Antagnings- besked	Vid inaktualitet				Nej	Sänds ut till den som sökt kurs på folkhögskolan	Nej
4.2			Ämnesvals blankett	Se anmärkning				Nej	Ämnesvalsblankett som enbart dokumenterar elevens val inför kurs gallras efter kursens slut. Blankett som intgår i utvärderings/avstämningsdokumentationen och som signeras bevaras tillsammans med beslut	Nej
4.3	Undervis- ning, tema, projekt	Handlingar från undervisningen	Planerings underlag	Vid inaktualitet			Nej			Nej
4.3			Egenpro- ducerade läromedel	Se anmärkning				Nej	Egenproducerat läromedel som täcker in en väsentlig del av ett ämne eller ämnesgrupp bevaras. Övriga gallras vid inaktualitet.	Nej
4.3			Elevarbeten	Vid inaktualitet				Nej		Nej
4.3			Foto dokumentation, elevarbeten	Vid inaktualitet				Nej	Se även "Bildbanker, fotodokumentation" 1.5	Nej
4.3			Skoltidning	Bevaras				Nej	Elevproducerad	Nej
4.3	Undervisning, tema, projekt
4.4	Följa upp undervisning, elevsamverka
4.4		Utbildningsadministrativa handlingar	Frånvaro- rapportering	Vid inaktualitet				Nej		Nej
4.4			Incident- rapportering (elever)	Se anmärkning				Nej	Incidentrapport som ingår i skadeutredning bevaras. Övriga gallras efter 2 år	Nej
4.4			Flytt- anmälningar	Vid inaktualitet				Nej		Nej
4.4			Ledighets- ansökningar	Vid inaktualitet				Nej		Nej
4.4			Lärar-/personal- råd, anteckningar	Bevaras				Nej		Nej
4.4			Elevsynpunkter	Bevaras				Nej		Nej
4.4			Linjeråd/Kursråd- protokoll	Bevaras				Nej		Nej
4.4			Utvärderings- underlag, under visning	Se anmärkning				Nej	Fortlöpande utvärdering för att kvalitetssäkra undervisningen. Underlag kan gallras vid inaktualitet. Eventuell sammanställning/resultat bevaras	Nej
4.4			Skadeanmälan och utredning (elever)	Bevaras				Diarieförs		Nej
4.5	Utvärdera elevresultat
4.5		Elevhandlingar	Frånvaro- statistik	Bevaras				Nej		Nej
4.5			Intyg om avbrott	Bevaras				Nej		Nej
4.5			Beslut om av stängning av elev (undervisn)	Efter kursens slut				Diarieförs	Beslutas i regel av skolans styrelse	Nej
4.5			Dokumentation från utvecklings- samtal	Bevaras				Nej		Nej
4.5			Elevintyg, avstår omdöme	Bevaras				Nej		Nej
4.5			Disciplinspåföljd kontrakt	Bevaras				Nej		Nej
4.5			Omdömen, intyg	Bevaras				Nej		Nej
5	Driva internat och konferens
5.1	Administrera Internatet
5.1		Internathandlingar	Elevkontrakt	Bevaras				Ja		Nej
5.1			Rumsfördel- ningslistor	Efter läsårets slut				Nej		Nej
5.1			Internatavgifter	10 år				Nej	Enligt regler i "Administrera ekonomi"	Nej
5.1			Nyckel- kvittenser	Efter läsårets slut				Nej		Nej
5.1			Fakturerings- underlag	10 år				Nej	Enligt regler i "Administrera ekonomi"	Nej
5.1			Husmöten	Bevaras				Nej		Nej
5.1			Beslut om av- stängning av elev (internat)	Efter kursens slut				Nej		Nej
5.1			Almanackor	Vid inaktualitet				Nej	Löpande anteckningar om bokningar, möten etc	Nej
5.2	Måltids- verksamhet	Handlingar i måltids verksamheten	Tillstånd	Bevaras				Diarieförs		Nej
5.2			Matsedlar	Bevaras				Nej	Ett exemplar bevaras	Nej
5.2			Egenkontroll program, dokumentation	Se anmärkning				Nej	Program/Checklista för egenkontroll bevaras. Anteckningar från kontrollen t ex temperatur, kyla m.m. gallras efter 5 år	Nej
5.2			Synpunkter klagomål	Bevaras				Diarieförs	Avser synpunkter på boende och bokningar	Nej
5.2			Inskpektions- protokoll	Bevaras				Diarieförs	Inklusive förlägganden från tillsynsmyndigheten	Nej
5.2			Felanmälningar, kökslokaler	Se anmärkning				Nej	Löpande anteckningar om fel och felanmälningar gallras vid inaktualitet. Skrivelser till fastighetsförvaltningen (Västfastigheter) i samband med felanmälningar av inventarier bevaras	Nej
5.2			Kassahantering	Se anmärkning				Nej	Handkassor t ex dagskassor, kvittenser, kvittorullar, kontokortslips och andra verifikationer i kassahanteringen gallras efter 10 år, i enlighet med regler i "Administrera ekonomi"	Nej
5.2			Köksmöten, minnesant.	2 år				Nej		Nej
5.2			Evenemangs- dokumentation	Se anmärkning				Nej	Menyer, inbjudningsdokumentation, fotodokumentation etc vid särskilda evenemang t ex lucia, julbord m.m. bevaras. Övriga administrativa handlingar kring förberedelserna gallras vid inaktualitet	Nej
5.2	Måltidsverksamhet
5.3	Administrera konferenser
5.3		Konferensdokumentation	Program	Bevaras				Nej		Nej
5.3			Boknings- underlag	10 år				Nej	Avser bokningsunderlag som är räkenskapsinformation enligt "Administrera ekonomi"	Nej
5.3			Korrespondens	2 år				Nej	Avser beställningar, dialog om innehåll m.m. vid bokningar	Nej
5.3			Rumsfördel- ningsunderlag	Vid inaktualitet				Nej		Nej
5.3			Ordningsregler	Bevaras				Diarieförs		Nej
5.3			Nyckelkvittenser	När nyckel återlämnas				Nej		Nej
5.3			Rumsbesiktningar underlag	Vid inaktualitet				Nej		Nej
5.3			Utvärderingar	Se anmärkning				Ja	Sammanställning/resultat av utvärdering bevaras. Enskilda utvärderingsblanketter kan gallras vid inaktualitet om sammanställning finns.	Nej
5.4	Bedriva lokalvård
5.4		Lokalvårdshandlingar	Faktablad, kemiska prep	5 år				Nej		Nej
5.4			Garanti- handlingar	När garantitid löpt ut				Nej		Nej
5.4			Byggmötes- protokoll	2 år				Nej	Folkhögskolans kopia inför lokalförändringar	Nej
5.4			Inköps- handlingar	Se "Administrera inköp"						Nej
5.4			Städmöten, minnesant	2 år				Nej		Nej
6	Bedriva övrig verksamhet
6.1	Sköta Biblioteket
6.1		Handlingar från administration av bibliotek	Bestånds- register	Bevaras				Nej		Nej
6.1			Förvärvslistor	Bevaras				Nej		Nej
6.1			Låntagar- uppgifter	Vid inaktualitet				Nej	Inkluderar uppgifer om lån per låntagare	Nej