Aktuellt
Webbaserade utbildningar och seminarier
Använd VisAlfa Databas för att samarbeta kring informationskartläggningen
Webbseminrium om dataskydd (GDPR), informationssäkerhet och informationssförvaltning. Anmäl dig här
Anmäl dig till vår grundutbildning
Se våra filmer om processer och information
Läs om våra avtalsvillkor
Här kan du läsa vår dataskyddspolicy
Vi har högsta kreditvärdighet hos UC.
VisAlfa som verktyg för kvalificerade analyser - två exempel
Arkivkrav på IT-system i samband med upphandling
Det kan tyckas som en självklarhet att arkivkraven på ett IT-system skall finnas specificerade i samband med upphandlingen. Det är aldrig bra att behöva komma med nya krav när upphandlingen är avslutad.
Likväl kan vi konstatera att detta sker ofta - alltför ofta. Och resultatet blir tillkommande kostnader som naturligtvis inte blir konkurrensutsatta.
VisAlfa ger oss möjlighet att analysera IT-systemet och fastställa kraven på leveranser till e-arkiv (eller konventionella arkiv) redan innan avtalet tecknas.
Så här går det till. Först utarbetas den översiktliga dokumenthanteringsplanen. Den som ger överblick över verksamheten och hjälper oss att hitta de olika handlingstyperna.
Därefter gör man en specialanalys av det arbetsflöde som det nya IT-systemet skall betjäna. Det görs i ett särskilt VisAlfa-projekt för att inte belasta det övergripande projektet som ju måste vara överskådligt.
I vår demo heter huvudprojektet Skola och delprojektet Betala leverantörsfaktura.
Läs vidare: Månadens fokus och demoexempel
Processer med flera huvudmän
Att processer hanteras av flera huvudmän blir allt vanligare. Vi behöver bara tänka på vårdprocessen som ju delas mellan kommuner och regioner/landsting.
Processer för medborgarservice är ett annat exempel. Där ska medborgaren inte behöva bry sig om vilken huvudman som är inblandad i vilka aktiviteter.
Varje handlingstyp kan givetvis endast ha en ansvarig huvudman. Det är självklart för varje arkivarie. Det är inte alltid lika självklart för övriga inblandade.
Det blir då viktigt att på ett klart och pedagogiskt sätt kunna visa upp hela processen, de ingående handlings-typerna och vilken huvudman som svarar för vilken handlingstyp.
För att kunna göra detta på ett klart och tydligt sätt exempelvis för en ledningsgrupp så behöver man ett bra verktyg.
En projektor och en dator laddad med VisAlfa ger dig möjlighet att belysa just de problemområden som är viktiga.
Och de illustrativa VisAlfa-bilderna kan sedan enkelt klistras in i de handlingar som dokumenterar mötet.