Vad är det för speciellt med den offentliga sektorn? Varför kan vi inte rakt av använda den privata sektorns processverktyg?

Under den tid som processverktyg har använts inom den offentliga verksamheten så har det i stort sett enbart handlat om verktyg som är utvecklade för industrin.

På senare tid har allt fler röster höjts där man varnar för en alltför okritisk kopiering av näringslivets modeller. Man pekar bland annat på att centrala begrepp som kund och lönsamhet har en helt annan innebörd i offentlig verksamhet än vad de har i näringslivet. Ett exempel på detta finner du i ett av de senaste nyhetsbreven från Kvalitetsmagasinet.

Det är inte bara de centrala begreppen det handlar om. Vi ska här ta upp ett par företeelser som visar att processverktyg är ett annat område där det finns skäl att varna för ett alltför okritiskt anammande av näringslivets lösningar.

Offentlighetsprincipen
Inom den offentliga sektorn behöver vi kunna redovisa hur och var information skapas i verksamheten. Vi behöver också kunna ange för verksamhetens handläggare hur de ska hantera den uppkomna informationen.

Det som vi av hävd har kallat för utveckling av dokumenthanteringsplaner kombineras nu med vår processutveckling. Resultatet blir det vi kallar processbaserad informationsredovisning

De krav som ett sådant arbetssätt ställer uppfylls inte av de traditionella processverktygen.

Funktionaliteten för att hantera informationsredovisning fullt ut är ännu så länge unik för VisAlfa. Det finns verktyg som kan hålla reda på handlingstyperna, men de har fortfarande en bit kvar att gå innan de har samma funktionalitet som VisAlfa.

Behovet av en enhetlig struktur för att hålla ordning på verksamheten och dess information
Den här typen av strukturer har lång tradition inom offentlig verksamhet. Problemet är att vi har inte bara en struktur utan flera olika. Det kan vara en för hur diariet är strukturerat, en för dokumenthanteringsplanen, en för arkivredovisningen och kanske ytterligare ett antal som skapats i samband med olika verksamhetssystem.

För några år sedan gick Riksarkivet ut med föreskrifter om så kallad verksamhetsbaserad arkivredovisning. De innebär bland annat att all redovisning ska göras enligt en enhetlig struktur, en struktur baserad på verksamhetens processer.

Fördelarna är uppenbara. Vi kan koncentrera oss på en gemensam struktur i stället för att splittra upp oss på ett antal olika.

Samtidigt som vi löser problemet med olika strukturer så kan vi få ett annat problem. Om vi antar att den gemensamma strukturen för verksamhet och information på allvar vinner insteg i vår verksamhet så får vi räkna med att den kommer att användas i ett stort antal av verksamhetens IT-system som vart och ett behöver underhållas.

Eftersom vi vet att verksamheten förändras över tid så kan vi också räkna med att vår processbaserade struktur inte kommer att vara för evigt. Frågan är hur vi säkerställer att förändringar av strukturen slår igenom samtidigt på alla de ställen där den används?

Linköpings universitet testar
På Linköpings universitet har man bestämt sig för att testa en lösning där klassifikationsstrukturen skapad i VisAlfa fungerar som källa, och den exporterar aktuell klassifikationsstuktur från VisAlfa till diarium, e-arkiv och verksamhetssystem.

De första testerna pågår för fullt för att försäkra sig om att deras dokumenthanteringssystem, Public 360, ska kunna utnyttja VisAlfas smidiga funktioner för strukturförändringar.

Detta ställer nya krav på VisAlfa. Bland annat inför vi möjligheten att aktivera ett ”förbud” mot att ta bort processer och handlingstyper. I stället för att ta bort dem presenterar vi dem som inaktuella.

Finns då inte risk att man till slut får ett så stort antal inaktuella processer och handlingstyper att de med tiden börjar ”skymma” den egentliga verksamheten?

Eli Hjorth Reksten på Linköpings universitet säger så här:

”Vi vill kunna använda VisAlfa som en ingång till hela myndighetens bestånd av handlingar, det är då viktigt att även inaktuella processer och handlingstyper finns med, det finns ju även där handlingar som är av intresse för vår verksamhet och allmänheten.

Vi räknar med att vår verksamhet (och alltså våra processer) kommer att förändras över tid. Och då behöver vi den spårbarhet som det innebär att behålla även inaktuell information. Vid större förändringar i vår verksamhet behöver vi göra en omstart, och då skapar vi och distribuerar ut en ny och ”ren” struktur igen.

På Linköpings universitet behöver vi en central källa för klassifikationsstrukturen, och det är enkelheten och funktionaliteten för att ändra i strukturen som gör att vi väljer att använda VisAlfa som källa till våra system.”