Processutveckling med VisAlfa - Från kreativt kaos till ett väletablerat och engagerande projekt

Under de dryga sex år som processverktyget VisAlfa funnits på marknaden har vi kunnat se att det finns otaliga sätt att använda verktyget för att implementera processutveckling med informationsredovisning.

Vi ska här beröra ett av de mer fascinerande sätten, och det är också ett sätt som verkar ha alla förutsättningar att leda rätt.

Vi tänker oss en större organisation, exempelvis en kommun. En driftig medarbetare hittar VisAlfa och ser dess möjligheter.

Han/hon köper hem det och börjar arbeta med det. Ganska snart sprider sig en nyfikenhet på vad det är och vad man kan åstadkomma med det.

Allt fler skaffar sig VisAlfa, och nu börjar det också bli billigt att göra det. Efter den femte licensen så kostar varje ny licens endast 1 000 kronor, och det är överkomligt för de flesta budgetar.

En endagsutbildning anordnas på plats och nu börjar verksamheten sjuda av liv. Man ritar så det står härliga till och kreativiteten flödar. Mängder av process-beskrivningar växer fram helt utan inbördes sammanhang.

Vän av ordning kallar det ett kreativt kaos och efterlyser ordning och reda. Och efter ett tag börjar dessutom medarbetarnas entusiasm att svalna en smula. ”Vi har gjort en massa processkartor – vad ska vi ha dem till?”

Vi har hamnat i ett kritiskt skede. Görs inget nu så kommer kommunen om ett tag att vimla av tappade sugar.” Ännu en av dessa dagsländor som aldrig blir till något!”

Nu är det precis rätt tid för att starta ett projekt där man samlar och tar tillvara all den flödande kreativiteten.

Man ordnar en utbildningsdag två där deltagarna får lära sig hur man samarbetar i ett gemensamt VisAlfa-projekt. Vilka arbetsuppgifter som krävs och hur de bör organiseras. Och inte minst – vad som krävs av projektdeltagarna för att projektet ska lyckas.

Men är inte det här onödigt slöseri med tid? Varför inte etablera projektet från början så vi slipper det här kaos-skedet?

Det finns ett antal fördelar med att inte gå direkt pang på rödbetan.

Under den här kaos-fasen händer det en hel del ute i verksamheten. Medarbetarna lär sig ofta på egen hand mer om vad processer och processutveckling innebär.

Det brukar också leda till många konstruktiva samtal medarbetarna emellan. Verksamheten mognar, får en bättre beredskap för ett mer strukturerat processarbete.

En annan fördel är att vi nu börjar kunna urskilja vilka av medarbetarna som har de bästa förutsättningarna för att arbeta med VisAlfa. Det handlar om både intresse och fallenhet.

De som på egen hand utvecklar sina färdigheter i VisAlfa är antagligen de lämpligaste att ingå i VisAlfa-projektets operativa delar.

Vi får med andra ord bättre förutsättningar för att sätta rätt man på rätt plats i vårt projekt.

Och de övriga medarbetarna som deltagit i det kreativa kaoset kommer att välkomna projektet som bringar ordning.

Vi får ett väletablerat och engagerande projekt!