Projekt Verkan i Nässjö

Projektet handlar om övergång till processbaserad arkivförteckning, och det innebär en övergripande processkartläggning och skapande av klassificeringsstruktur för Nässjö kommun.

Mitt i projektet drabbades man av ett avbräck. Den drivande arkivarien, som i stort sett arbetade med projektet på heltid, fick ett nytt jobb i sin hemkommun.

Det var många som såg svårigheterna inför fortsättningen. Skulle projektet orka fortsätta eller skulle det bli en återgång till Allmänna Arkivschemat, det som skapades i början av nittonhundratalet?

Ny arkivarie blev Sara Salkvist. I ett föredrag på årets FALK-konferens i Jönköping berättade hon om farhågorna som kom på skam.

Det har gått bra att ersätta projektets nyckelperson, och det lever vidare i allra högsta grad.

Vi ställer några frågor till Sara.

Hur har projektplanen påverkats av bytet av projektledare?

Redan på min föregångares tid hade man förstått att det skulle ta längre tid än man trott från början. Så tidplanen har justerats. I övrigt fortsätter vi enligt plan.

Hur ser tidplanen ut för närvarande?

Vi räknar med att ha klart alla kommunens förvaltningar år 2015, och sedan blir det bolagens tur. Dem räknar vi med att klara av under år 2016.

Ni har ju upprättat en separat VisAlfa-karta för varje förvaltning. Kommer ni att stå fast vid det?

Som det ser ut nu så kommer vi nog att göra det.

Många processer påverkar ju flera olika förvaltningar. Hur hanterar ni det?

Självklart behöver vi samordna de olika process-kartorna så att även de kommunövergripande processerna blir korrekt beskrivna. Det har fungerat bra så här långt.

Ni har ju börjat en successiv övergång till det nya sättet att arbeta. Det innebär att ni under en period får arbeta med båda systemen parallellt. Ser du någon nackdel med det?

Nej, jag ser bara fördelar.

Vilka är de viktigaste erfarenheterna du skulle vilja dela med dig från projektet?

Jag vill framför allt framhålla två viktiga erfarenheter. Den första är samarbete. Som arkivarie är det viktigt att vara närvarande och lyhörd för verksamheten. Den andra är att sätta igång. Detta är något som måste omsättas i praktiken för att vi ska kunna se hur det fungerar.