Klassificeringsstrukturen, en bra idé – Men hur ska vi använda den?

Några år har gått sedan Riksarkivet lanserade idén om att låta en verksamhetsbaserad klassificeringsstruktur ligga till grund för informationsredovisningen.

Fokusera på verksamheten
För tillfället är det klassificeringen av information som verkar vara i fokus. Vi skulle vilja vidga begreppet och i stället, vilket vi tror var Riksarkivets intention, fokusera på klassificeringen av den verksamhet där informationen skapas.

På så sätt kan strukturen bli till nytta även i andra sammanhang. Den kan hjälpa oss att få ett bättre grepp om en komplex verksamhet. Verksamheten i exempelvis en kommun är komplicerad. Otroligt mycket är det som ska göras, och det ger i sin tur ett nästan oöverblickbart antal processer.

Ett sätt att hålla ordning
Ett sätt för oss människor att hålla ordning på en sån mångfald av processer är att klassificera dem, att numrera dem efter ett genomtänkt system, en verksamhetsstruktur.

Om vi kan ta till oss en sådan struktur så blir det lättare för oss att hitta rätt vare sig det gäller att hitta beskrivningen av en process eller att få tillgång till lagrad information.

Höga krav
Man behöver ställa höga krav på en sådan struktur. För att vara användbar måste den dels vara enkel och lätt att förstå och dels vara tillräckligt noggrann för att fungera som beskrivning.

Den ska också kunna accepteras och kännas igen av alla verksamhetens medarbetare.

Engagera många
Det innebär i sin tur att vi behöver engagera många fler i själva strukturarbetet. Verksamhetsutvecklare, kvalitetssamordnare, IT-utvecklare, och inte minst alla dem som har nytta av strukturen, de som arbetar i verksamhetens processer.

Att engagera fler i detta arbete innebär förstås att det tar längre tid. Men i vårt utbildningsarbete får vi ofta signaler som tyder på att man kan göra kvalitetsvinster genom att bredda engagemanget.

Våra utbildningar, som har formen av work shops med en bred representation från de olika verksamheterna, visar allt tydligare hur hur viktigt det är att alla kommer till tals i samband med utvecklingen av verksamhetsstrukturen.

En tydlig och begriplig struktur
Ju tydligare och begripligare vi kan göra den desto större chans är det att den kan anammas av alla medarbetare i verksamheten.

Och det är först när den är spridd till och anammad av alla medarbetare som den kan börja göra verklig nytta.