VisAlfa - Det universella processverktyget för stat, kommun och landsting

Redan när Riksarkivets föreskrifter om verksamhets-
baserad arkivbeskrivning publicerades år 2008 så fanns en första version av VisAlfa ute på marknaden.

VisAlfa är ett IT-stöd som från allra första början är byggt för att klara av de krav som den process-
baserade informationsredovisningen ställer.

Nya begrepp som verksamhetsstrukturer och handlingstyper har byggts in i systemet redan från början.

Att VisAlfa utgör ett utmärkt IT-stöd både för processkartläggning och för en komplett och väl fungerande informationsredovisning är alltså en följd av att båda aspekterna fanns med redan vid konstruktionen av systemet.

Att kvalitetsutveckling handlar om att hålla ordning på verksamhetens processer är något som är väl känt. Med hjälp av VisAlfa kan man hålla ordning även på de handlingstyper som skapas i processerna och de hanteringsanvisningar som gäller för dem. Självklart är detta ett sätt att öka kvaliteten ytterligare.

Processledning innebär att man följer upp processernas resultat, utvecklar dem för att förbättra resultatet och mäter igen om utvecklingen har givit det förbättrade resultat man eftersträvade. Så fortsätter man i ett ständigt pågående förbättringsarbete med fokus på processresultatet. Process- och målbeskrivningarna gör man med fördel i VisAlfa medan man hämtar resultaten från enkäter och från de olika verksamhetssystemen.

Informationssäkerheten spelar en allt större roll för den offentliga verksamheten, inte minst genom EU:s så kallade Open Data. Där föreskrivs att alla offentliga verksamheter är skyldiga att lämna ut sin information till entreprenörer som genom utveckling av IT-stöd kan göra den tillgänglig för offentligheten.

Självklart kan inte all information lämnas ut. Vi har en rad restriktioner såsom personuppgiftslagen och diverse sekretessbestämmelser. Genom att lägga in dessa restriktioner som speciella hanteringsanvisningar för varje handlingstyp så kan vi underlätta klassningen av informationen samtidigt som vi gör den tillgänglig för handläggarna.

LEAN har börjat bli ett allt viktigare begrepp även för många offentliga verksamheter. I korthet innebär även det att hålla ordning på sina processer. Inriktningen är att eliminera onödigt arbete.

En av styrkorna hos VisAlfa är att det är så lätt att arbeta med. I en arbetsgrupp till exempel kan en av deltagarna med hjälp av VisAlfa snabbt skissa på ett antal tänkbara alternativ. Under diskussionens gång kan de alternativ som inte är tillräckligt bra förkastas, och resultatet blir en förändrad och förbättrad verksamhet där onödig aktiviteter eliminerats.

Även andra former av verksamhetsutveckling kan med fördel bedrivas i grupp med VisAlfa som IT-stöd.

VisAlfa är också perfekt som det personliga IT-stödet. Förutom att det är enkelt att arbeta med så är prissättningen sådan att den gynnar en bred användning.

Var och en av användarna har möjlighet att på ett enkelt sätt få den egenhändigt tillverkade processkartan eller en del av den införlivad i den gemensamma kartan.

Genom att arbeta så får man engagerade medarbetare.