Processkartläggning för analys av handlingstyper i verksamhetens IT-system

Vi har tidigare framhållit vikten av överblick. Den processbaserade dokumenthanteringsplanen får inte vara för detaljrik. Då mister vi överblicken. Vi ser inte skogen för bara träd.

Men vissa processer måste analyseras grundligt. Speciellt gäller det processer där IT-stöd utnyttjas.

Anledningen är att det vi kallar handlingstyp inte nödvändigtvis behöver vara ett pappersdokument. Och då får man i stället visa vilka informationselement i IT-systemet som bildar en viss handlingstyp.

Detta kräver en särskild analys, och vi brukar rekommendera att den görs i egna VisAlfa-projekt för att inte huvudprojektet ska tyngas ner av detaljer.

Syftet med den detaljerade beskrivningen är att skapa förståelse för hur processen fungerar, och i vilket sammanhang de aktuella handlingstyperna har producerats.

Bland Kunskapsbankens demoexempel finns exempel på hur man klarar både översikten och detaljeringen.

Här visar vi ett exempel på hur en detaljerad analys kan se ut.

Demoexempel: Detaljerad beskrivning av processen Betala leverantörsfaktura

Redovisningen av verksamhetens aktuella information kommer alltså att bestå av ett VisAlfa-projekt som ger oss överblicken, och därutöver ett antal projekt som analyserar de speciella processerna.

Som synes av exemplet så finns också möjlighet att beskriva arkiveringsprocesserna, det vill säga på vilket sätt och när de olika "arkivpaketen" ska levereras.

Vid införandet av nya IT-system bör naturligtvis en sådan analys göras före upphandlingen.